Dzień pracy każdego z nas to szereg spotkań, zadań, maili i innych aktywności, które powodują, że często nie wiemy za co się zabrać w danym momencie. Mamy też oczywiście listę rzeczy, które chcielibyśmy zrobić, bo są dla nas interesujące, dają perspektywę rozwoju lub pozwalają opracować jakąś innowację. Problemem jest czas, a właściwie jego brak spowodowany zbyt dużą ilością aktywności i zadań, które chcemy lub musimy wykonać. Jak zatem poradzić sobie z taką sytuacją i określić priorytety realizacji konkretnych działań ?
Jednym z pomocnych rozwiązań jest proste narzędzie wspierające zarządzanie priorytetami ? Action Priority Matrix, w skrócie APM. Macierz ta ułatwia podjęcie decyzji i jednoznaczne określenie, które z naszych aktywności MUSZĄ zostać ukończone na czas, a które mogą zostać pominięte lub zakończone później. APM jest techniką, która dzięki prostemu diagramowi umożliwia zarządzanie priorytetami konkretnych aktywności w celu jak najbardziej efektywnego wykorzystania czasu i osiągnięciu najlepszych wyników. Korzystając z macierzy bardzo szybko możemy odpowiedzieć sobie na pytanie ?Którymi zadaniami powinienem się zająć w pierwszej kolejności ??.
Dzięki macierzy APM, przedstawionej na poniższym diagramie, nasze aktywności wskazujemy jako złożenie dwóch wymiarów:
- na osi pionowej Y przedstawiamy Wpływ danej aktywności (IMPACT) na wyniki
- na osi poziomej X przedstawiamy Nakład pracy (EFFORT) niezbędny do wykonania danej aktywności
QUICK WINS (Mały nakład/Wysoki Zwrot) ? aktywności i projekty, których wykonanie wymaga najmniejszego nakładu i daje największy zwrot. Powinieneś skupiać się w pierwszej kolejności na takich projektach.
MAJOR PROJECTS (Duży nakład/Wysoki Zwrot) ? te projekty dają wysoki zwrot, jednak wymagają dużego zaangażowania. Angażując się w takie przedsięwzięcia możesz nie mieć czas na realizację najbardziej opłacalnych zadań QUICK WINS. Upewnij się, że jeśli realizujesz taki projekt ukończysz go możliwie najszybciej.
FILL INS (Mały Nakład/Niski Zwrot) ? nakład pracy dla tych zadań jest niewielki, ale zwrot niski. Nie trać czasu na te zadania. Jeśli masz wolną chwilę możesz realizować tego typu aktywności, jednak jeśli brakuje Ci czasu lub pojawia się projekt z górnych ćwiartek, pomiń je.
TANKLESS TASKS (Duży Nakład/Niski Zwrot) ? te zadania są najgorsze, unikaj nich. Nie tylko wymagają wiele czasu i dają bardzo niski zwrot. Największym problem przy realizacji tych zadań będzie utracenie możliwości realizacji innych. Nie popełnij takiego błędu, najlepiej usuń takie zadania z diagramu i swojej listy TO DO.
Jak wykorzystać APM w praktyce ?
Przedstawiając każdą z naszych aktywności na diagramie możemy bardzo szybko ustalić, które projekty dadzą nam największe zwrot biorąc pod uwagę poniesiony nakład pracy. Korzystając z macierzy APM powinieneś wykonać następujące kroki:
- Wypisz wszystkie aktywności, które chcesz wykonać, najlepiej w tabelce zawierającej 3 kolumny ? Nazwa aktywności, Nakład (EFFORT), Zwrot (IMPACT)
- Oceń je w skali punktowej (np. od 0 do 10 punktów) pod względem niezbędnego nakładu pracy/potrzebnego czasu oraz zwrotu z tej inwestycji
- Umieść wszystkie aktywności na diagramie w odpowiednich ćwiartkach, uwzględniając oceny jakie im przypisałeś
- Pozostaw na diagramie aktywności, które dają najlepszy zwrot przy najmniejszym nakładzie, usuń te dla których mimo dużego nakładu pracy/czasu efekt będzie niewielki
Podpowiedzi
- Pamiętaj, że kluczowe przy tworzeniu Twojej własnej macierzy jest zidentyfikowanie i unikanie zadań, które zaburzają realizację tych kluczowych (QUICK WINS)
- Możesz zastosować dowolną skalę, nie musisz bazować na skali 10-cio punktowej. Możesz np. ocenić projekt jako nakład pracy w dniach (EFFORT) i zwrot z inwestycji w złotówkach (IMPACT). Wszystko zależy od konkretnego typu projektu lub zadania.
- Przy tworzeniu macierzy ważne jest wyczucie i zdrowy rozsądek. Zauważ, że granica pomiędzy ćwiartkami macierzy jest bardzo cienka. Jeśli na osi IMPACT zadanie będzie miało ocenę 4.9 pkt wpadnie do jednej z dolnych ćwiartek (czyli zadań ?niedobrych?). Natomiast przy ocenie 5.1 pkt przesunie się do jednej z górnych ćwiartek.
Zachęcamy do korzystania z tej techniki. Jeśli znacie inne, ciekawe techniki podzielcie się nimi w komentarzach.