Dobre RFP to ciężka praca i zaangażowanie wielu ludzi, jednak dzięki niemu możemy uniknąć późniejszych kłopotów.
Pracując jako konsultant zrealizowałem wiele postępowań przetargowych w imieniu swoich klientów. W większości postępowania te dotyczyły wyboru dostawcy systemu IT lub usług doradczych dla sektora finansowego, jednak w moim przekonaniu, bez względu na segment rynku w jakim się poruszamy, postępowanie przetargowe wymaga przygotowania dobrego zapytania ofertowego (RFP ? Request For Proposal). Kiedy w latach 2003-2005 pracowałem jako konsultant w strukturach NATO doświadczenia z sektora finansowego w zakresie prowadzenia postępowań przetargowych okazały się bardzo pomocne.
Przez ponad 15 lat swojej kariery zawodowej widziałem setki zapytań ofertowych i z pełną odpowiedzialnością mogę powiedzieć, że 60-70% z nich było napisanych ?w biegu?, ?na kolanie? i jak się często okazywało, nie adresowało realnych potrzeb i wymagań klienta. Oczywiście powodów takiego stanu rzeczy jest wiele, jednak ja wskazałbym dwa kluczowe. Po pierwsze, co widzę do dzisiaj, zapytania ofertowe przygotowywane są często ?na wczoraj?, a po drugie opracowują je osoby, które nie rozumieją biznesu i skupiają się wyłącznie na zagadnieniach handlowych. Prowadzi to do słabo opracowanych wymagań, nierealnych harmonogramów, wygórowanych oczekiwań wobec dostawców, a przede wszystkim zwiększonego nakładu pracy w czasie kolejnych etapów postępowania oraz dużego ryzyka otrzymania produktu nie spełniającego wymagań i odbiegającego od realnych potrzeb biznesowych.
Jeżeli chcecie przygotować DOBRE zapytanie ofertowe kierujcie się poniższymi wskazówkami.
Dobre RFP wymaga czasu
Zawsze traktujcie napisanie RFP z należytą starannością. Jak każdy dokument, ten również wymaga przemyślenia, zastanowienia się jakie zasoby są niezbędne do jego przygotowania i jak będzie wyglądał cały proces zakupowy. Czas, który poświęcicie na początku pozwoli uniknąć komplikacji na kolejnych etapach procesu.
Wykorzystajcie doświadczenia innych
Na rynku wiele firm szuka nowych rozwiązań. Dowiedzcie się, jak inni określili swoje wymagania na podobny system. Zapytajcie, co było dla nich kluczowe i w jakiej formie przedstawili swoje wymagania potencjalnym dostawcom. Wykorzystajcie ich doświadczenia i błędy, żeby przeprowadzić proces lepiej, szybciej i efektywniej.
Włączcie w proces beneficjentów i sponsorów
To chyba największe wyzwanie. Wielokrotnie miałem z tym problem pracując z naszymi klientami. Zaangażowanie beneficjentów nowego rozwiązania w proces przygotowania RFP jest bardzo trudne, bo zawsze słyszymy ?Mam inne, ważne i priorytetowe zadania?. Warto przedstawić plan przygotowania RFP, wskazać kiedy wsparcie poszczególnych osób będzie niezbędne i potwierdzić, że to wsparcie otrzymacie. Jeśli pokażecie, że to oni będą korzystać z nowego systemu, z pewnością znajdziecie niezbędne wsparcie.
Nie zapomnijcie o integracji
W każdym RFP dotyczącym systemu IT należy jasno przedstawić tzw. otoczenie IT. Dzisiaj nie ma już właściwie firm, w których to co nowe, może funkcjonować w oderwaniu od istniejącej infrastruktury IT. Zaangażowanie zespołu IT jest konieczne, żeby jasno przedstawić koncepcję architektury obejmującą nowy system.
Dołączcie wizualizacje
Diagramy, mapy, przebiegi procesów, struktura organizacyjna ? te wszystkie wizualizacje wraz z krótkimi opisami często powiedzą potencjalnemu dostawcy więcej niż dziesięć stron A4 z opisem. Wiem z doświadczenia, że takich wizualizacji w firmie jest mnóstwo, jednak zawsze sprawdźcie, czy oddają one stan aktualny.
Skorzystajcie z wiedzy kolegów
Zapewniam Was, że jeśli piszecie zapytanie, nie wiecie wszystkiego. To nic złego, nie ma ludzi, którzy w detalach znają wszystkie niuanse przedsiębiorstwa. Dlatego przygotowując wymagania biznesowe zaangażujcie w ich opracowanie kolegów, którzy tą wiedzę posiadają. Nie musi to być wiele czasu, możecie przygotować wstępny zarys wymagań, a następnie poprosić o jego weryfikację.
Włączcie w proces dział zakupów
Dział zakupów jest Waszym partnerem, który zadba o to by proces przebiegał zgodnie ze standardami obowiązującymi w firmie. Włączając go w proces przygotowania RFP od samego początku, zadbacie o właściwie zdefiniowany harmonogram procesu oraz wszelkie procedury formalne, takie jak np. umowa o zaufaniu poufności, czy standardowe umowy wdrożeniowe lub utrzymaniowe, których warunki powinny zostać docelowe spełnione przez dostawców.
Pamiętajcie o głównym celu zapytania
Pisząc zapytanie ofertowe zawsze pamiętajcie jaki jest jego główny cel, a nie jest nim z pewnością po prostu wybór nowego narzędzia, czy systemu. Celem jest wybór takiego rozwiązania, które będzie wspierało Wasz biznes w długiej perspektywie czasu.
Zdaję sobie sprawę, że te wskazówki wydają się oczywiste, jednak warto o nich pamiętać, bo jak pokazuje praktyka, wiele firm o nich zapomina i w efekcie kupuje rozwiązanie odbiegające od oczekiwań.
Jeżeli interesuje Was więcej szczegółów na ten temat piszcie do nas.