spotkania biznesowe

Spotkania biznesowe kojarzą nam się przede wszystkim z pożeraczami czasu i stresem. A przecież wiadomo, że osoby na stanowiskach managarskich większą ilość swojego czasu pracy spędzają właśnie na spotkaniach. Szacuje się, że stanowi to około 25% całego czasu poświęconego pracy. Jedne ze spotkań są faktycznie bardzo owocne, natomiast inne okazują się mało istotne.

Uczestnicy szkoleń na temat zarządzania czasem, najczęściej w swojej pracy skarżą się na przedłużające się spotkania. Powodem takiego stanu rzeczy jest często nieprzygotowanie merytoryczne, poruszanie drażliwych spraw bez umiejętności zrozumienia czyjegoś punktu widzenia, niezdefiniowanie celu spotkania oraz zapraszanie zbyt dużej ilości osób, często nie związanych z tematem spotkania. Generalnie należy przyjąć, że spotkań organizuje się za dużo, stąd brakuje czasu na solidne ich przygotowanie, co wiąże się z tym, że w niektórych przypadkach są one pożeraczami cennego czasu.

Każdy zaproszony uczestnik udaje się na rozmowy z określonych powodów, nie zawsze jest to ściśle określony cel, który za wszelką cenę trzeba zrealizować, może to być na przykład chęć zdobycia wiedzy na jakiś określony temat. Stąd rozpoczynając organizację efektywnego spotkania należy zacząć od określenia celu i zebrania osób, które mogą być istotne w jego realizacji, są związane z tematem. Choć wydaje się to oczywiste – w praktyce nie zawsze tak się dzieje i rozmowy w zbaczają na boczne tory.

Celów na jednym spotkaniu też nie powinni być zbyt dużo, bo to powoduje chaos. Dobre spotkanie to takie, na którym kompetentna grupa osób koncentruje się na konkretnym zagadnieniu. Statystki pokazują, że najbardziej efektywne spotkania biznesowe trwają około 20 minut! Natomiast w praktyce takie meetingi przedłużają się nawet do 2 godzin. Bardzo pomocne jest określenie czasu spotkania, zanim się ono rozpocznie – wtedy łatwiej będzie narzucić dyscyplinę jego uczestnikom.

Jeżeli spotkanie ma określony cel, to w kolejnym kroku należy ustalić agendę. Dzięki niej każdy uczestnik spotkania ma szansę się przygotować. Ponadto ważne jest to, by spotkanie miało swojego prowadzącego, który będzie pilnował harmonogramu określonego w agencie oraz zadba o to, by wypowiedzi osób obecnych były ściśle związane z tematem i od niego w miarę możliwości nie odbiegały.

Przy tematyce spotkań biznesowych często poruszany jest wątek punktualności. Biorąc pod uwagę to, że idealne spotkanie trwa około 20 minut to studencki kwadrans stanowi 75% tego czasu. Warto więc przemyśleć godziny spotkań, wiadomo, ze spotkanie punkt 08:00 czy 09:00 zazwyczaj zdane jest na spóźnieniową porażkę. Eksperci od prowadzenia spotkania polecają, by godzinę ustalić w pobliżu pory lunchowej lub końca pracy – to motywuje uczestników do zachowania dyscypliny czasowej i koncentracji na priorytetach. Co więcej, spotkania powinno się zaczynać punktualnie – taką kulturę należy wykształcić w całej organizacji, co dobrze procentuje na przyszłość.

Kluczowe jest również przygotowanie. Spotkanie biznesowe, nie jest pogawędką towarzyska, to element pracy. Należy się na nie dobrze przygotować i przewidzieć nieplanowane sytuacje i pytania, aby nie dać się zaskoczyć. Bardzo pomocne w czasie trwania całego spotkania mogą okazać się zasady efektywnej komunikacji, udzielania feedbacku oraz aktywnego słuchania.

Czy 8 godzin to długi okres czasu? Na pierwszy rzut oka wydaje się,  że to godziny w których można naprawdę wiele zrobić. Po przyjściu do pracy okazuje się jednak, iż wiecznie brakuje nam od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu minut dziennie. Związane jest to z ciągle przybywającymi obowiązkami, atakującymi nas na każdym kroku rozpraszaczami, przedłużającymi się spotkaniami oraz z nieumiejętnym zarządzaniem sobą w czasie.

Pracując w korporacji uczestniczy się w dużej ilości spotkań o zróżnicowanym charakterze i przeróżnej efektywności. Badania szacują, iż około 30% zebrań jest źle zorganizowanych, prowadzonych bez konkretnie ustalonego celu i z przypadkowymi uczestnikami, dzięki czemu przeradzają się one w nieuporządkowaną wymianę poglądów, chaos, a kończą się bez konkretnych ustaleń i konstruktywnych wniosków. Uczestnicy wielu szkoleń jako przeszkadzające im elementy swojej pracy często wymieniają właśnie marnowanie czasu na przedłużających się spotkaniach, co znajduje odzwierciedlenie w badaniach, gdyż niestety tylko połowa spotkań jest profesjonalnie prowadzona i odgrywa znaczącą rolę w budowaniu zgranych zespołów, organizacji działań firmy i pomaga w realizacji celów. Efektywne wykorzystanie czasu na spotkaniach jest elementem dobrej organizacji pracy i tak ważnej dziś ? skutecznej komunikacji.

Do najczęstszych przyczyn porażek spotkań biznesowych, których należy się wystrzegać należą:

• brak przygotowania merytorycznego,
• rozwlekłe prezentacje,
• nieobecność kluczowych osób,
• zapraszanie osób niekoniecznie związanych z tematem i celem spotkania,
• błędnie zdefiniowany cel,
• odbieganie od meritum sprawy,
• niejasny podział ról i obowiązków,
• poczucie nieomylności uczestników spotkania,
• nieumiejętność słuchania siebie nawzajem,
• upieranie się dla zasady przy drugorzędnych kwestiach, uleganie przy kwestiach kluczowych.

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest nawyk, brak przygotowania, zła komunikacja i niedocenienie pracownika. Nawyk wynika z powtarzania pewnej czynności przez długi czas, a tradycja meetingów jest długa jak historia ludzkości. Brak przygotowania zaś jest grzechem zapracowanych, wiecznie spieszących się i goniących ludzi. Zła komunikacja to efekt zaniedbania czynnika ludzkiego kosztem tabelek i zawartych w nich cyferek, a nieusatysfakcjonowany pracownik to wynik braku feedbacku i dialogu. Nic dziwnego, że nasz pracownik ma dwugodzinną prezentacje jak raz na rok damy mu prawo głosu i wreszcie na niego spojrzymy.

Meetingi nie są zbędne w naszej pracy jeśli są dobrze prowadzone i zorganizowane. Rolą spotkań biznesowych jest: poprawa komunikacji wewnątrz organizacji, tworzenie innowacyjnych rozwiązań, określenie celów biznesowych, dokonywanie ustaleń, ewaluacja pracy, rozwój współpracy, redukcja potencjalnych błędów i strat, poznanie różnych punktów widzenia (burza mózgów).

Aby osiągnąć wszystkie korzyści płynące ze spotkania biznesowego i nie zaliczyć tego czasu do zmarnowanego należy:

• określić konkretny cel spotkania, termin, miejsce oraz osobę prowadzącą do której obowiązków będzie należało stworzenie agendy i  ścisłe jej realizowanie. Należy też na wstępie ustalić ile czasu potrzeba na osiągnięcie celu i ani minuty więcej
• wyznaczyć osoby ściśle związane z celem meetingu i zaprosić je z minimum 4-dniowym wyprzedzeniem z prośbą o potwierdzenie udziału. Gdy wyślesz zaproszenia każdy będzie mógł się zastanowić czy jest to w obszarze jego kompetencji, zainteresowań czy chce uczestniczyć, czy może wystarczy sprawę załatwić w mniejszym gronie
• każdego uczestnika poinformować wcześniej o tematyce spotkania oraz o konkretnych oczekiwaniach względem niego 
• przygotować zebranie od strony technicznej ? dobrą praktyką jest zawarcie kontraktu ze wszystkimi uczestnikami, który zakłada nie korzystanie podczas zebrania z urządzeń mobilnych i laptopów. Przed spotkaniem dobrze jest zadbać o to by każdy miał dostęp do kartek i długopisów na których może prowadzić notatki
• podczas spotkania nie odbiegać od głównego tematu, ustalić hierarchie spraw – niektórzy mówią, że człowiek jest w stanie skutecznie zarządzać 6 (+-2) zagadnieniami na raz. Zatem jeśli agenda składa się z 9 punktów, to przyjmij, że 30% uczestników zgubi się przy punkcie piątym. Co więcej, zbyt duża ilość wątku koncentruje coraz większą ilość osób
• zrobić podsumowanie i określić dalsze działania dla każdego z uczestników spotkania

Efektywne wykorzystanie czasu na spotkaniach jest elementem dobrej organizacji pracy i skutecznej komunikacji. Dobrze zorganizowane i przeprowadzone spotkania są ogromnym sukcesem i mogą pozwolić zaoszczędzić czas, a niego marnować.

Dla osób, które organizują spotkania ważne jest: postępowanie według wskazówek mówiących o tym jak zorganizować efektywne spotkanie i uniknąć popełnienia błędów, natomiast z punktu widzenia osób zaproszonych ważne jest to by zastanowić się czy jesteśmy na tym spotkaniu potrzebni, a jeśli tak to należy przygotować niezbędne informacje, które posłużą do realizacji celu.