Czy 8 godzin to długi okres czasu? Na pierwszy rzut oka wydaje się, że to godziny w których można naprawdę wiele zrobić. Po przyjściu do pracy okazuje się jednak, iż wiecznie brakuje nam od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu minut dziennie. Związane jest to z ciągle przybywającymi obowiązkami, atakującymi nas na każdym kroku rozpraszaczami, przedłużającymi się spotkaniami oraz z nieumiejętnym zarządzaniem sobą w czasie.
Pracując w korporacji uczestniczy się w dużej ilości spotkań o zróżnicowanym charakterze i przeróżnej efektywności. Badania szacują, iż około 30% zebrań jest źle zorganizowanych, prowadzonych bez konkretnie ustalonego celu i z przypadkowymi uczestnikami, dzięki czemu przeradzają się one w nieuporządkowaną wymianę poglądów, chaos, a kończą się bez konkretnych ustaleń i konstruktywnych wniosków. Uczestnicy wielu szkoleń jako przeszkadzające im elementy swojej pracy często wymieniają właśnie marnowanie czasu na przedłużających się spotkaniach, co znajduje odzwierciedlenie w badaniach, gdyż niestety tylko połowa spotkań jest profesjonalnie prowadzona i odgrywa znaczącą rolę w budowaniu zgranych zespołów, organizacji działań firmy i pomaga w realizacji celów. Efektywne wykorzystanie czasu na spotkaniach jest elementem dobrej organizacji pracy i tak ważnej dziś ? skutecznej komunikacji.
Do najczęstszych przyczyn porażek spotkań biznesowych, których należy się wystrzegać należą:
- brak przygotowania merytorycznego,
- rozwlekłe prezentacje,
- nieobecność kluczowych osób,
- zapraszanie osób niekoniecznie związanych z tematem i celem spotkania,
- błędnie zdefiniowany cel,
- odbieganie od meritum sprawy,
- niejasny podział ról i obowiązków,
- poczucie nieomylności uczestników spotkania,
- nieumiejętność słuchania siebie nawzajem,
- upieranie się dla zasady przy drugorzędnych kwestiach, uleganie przy kwestiach kluczowych.
Przyczyną takiego stanu rzeczy jest nawyk, brak przygotowania, zła komunikacja i niedocenienie pracownika. Nawyk wynika z powtarzania pewnej czynności przez długi czas, a tradycja meetingów jest długa jak historia ludzkości. Brak przygotowania zaś jest grzechem zapracowanych, wiecznie spieszących się i goniących ludzi. Zła komunikacja to efekt zaniedbania czynnika ludzkiego kosztem tabelek i zawartych w nich cyferek, a nieusatysfakcjonowany pracownik to wynik braku feedbacku i dialogu. Nic dziwnego, że nasz pracownik ma dwugodzinną prezentacje jak raz na rok damy mu prawo głosu i wreszcie na niego spojrzymy.
Meetingi nie są zbędne w naszej pracy jeśli są dobrze prowadzone i zorganizowane. Rolą spotkań biznesowych jest: poprawa komunikacji wewnątrz organizacji, tworzenie innowacyjnych rozwiązań, określenie celów biznesowych, dokonywanie ustaleń, ewaluacja pracy, rozwój współpracy, redukcja potencjalnych błędów i strat, poznanie różnych punktów widzenia (burza mózgów).
Aby osiągnąć wszystkie korzyści płynące ze spotkania biznesowego i nie zaliczyć tego czasu do zmarnowanego należy:
- określić konkretny cel spotkania, termin, miejsce oraz osobę prowadzącą do której obowiązków będzie należało stworzenie agendy i ścisłe jej realizowanie. Należy też na wstępie ustalić ile czasu potrzeba na osiągnięcie celu i ani minuty więcej
- wyznaczyć osoby ściśle związane z celem meetingu i zaprosić je z minimum 4-dniowym wyprzedzeniem z prośbą o potwierdzenie udziału. Gdy wyślesz zaproszenia każdy będzie mógł się zastanowić czy jest to w obszarze jego kompetencji, zainteresowań czy chce uczestniczyć, czy może wystarczy sprawę załatwić w mniejszym gronie
- każdego uczestnika poinformować wcześniej o tematyce spotkania oraz o konkretnych oczekiwaniach względem niego
- przygotować zebranie od strony technicznej ? dobrą praktyką jest zawarcie kontraktu ze wszystkimi uczestnikami, który zakłada nie korzystanie podczas zebrania z urządzeń mobilnych i laptopów. Przed spotkaniem dobrze jest zadbać o to by każdy miał dostęp do kartek i długopisów na których może prowadzić notatki
- podczas spotkania nie odbiegać od głównego tematu, ustalić hierarchie spraw – niektórzy mówią, że człowiek jest w stanie skutecznie zarządzać 6 (+-2) zagadnieniami na raz. Zatem jeśli agenda składa się z 9 punktów, to przyjmij, że 30% uczestników zgubi się przy punkcie piątym. Co więcej, zbyt duża ilość wątku koncentruje coraz większą ilość osób
- zrobić podsumowanie i określić dalsze działania dla każdego z uczestników spotkania
Efektywne wykorzystanie czasu na spotkaniach jest elementem dobrej organizacji pracy i skutecznej komunikacji. Dobrze zorganizowane i przeprowadzone spotkania są ogromnym sukcesem i mogą pozwolić zaoszczędzić czas, a niego marnować.
Dla osób, które organizują spotkania ważne jest: postępowanie według wskazówek mówiących o tym jak zorganizować efektywne spotkanie i uniknąć popełnienia błędów, natomiast z punktu widzenia osób zaproszonych ważne jest to by zastanowić się czy jesteśmy na tym spotkaniu potrzebni, a jeśli tak to należy przygotować niezbędne informacje, które posłużą do realizacji celu.
