Tag:

skuteczny manager

Najczęstsze błędy w kierowaniu zespołem

by Katarzyna Kryk - Skowron 13 sierpnia 2022

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Zarządzanie zasobami ludzkimi w czasie realizacji różnorodnych projektów jest codziennością w każdej organizacji. Niemniej jednak mimo tylu stuleci przywództwa wciąż popełniamy błędy w zarządzaniu. Bez zdolności przewidywania i przygotowania organizacje wpadają w pułapki, które zazwyczaj daje się przewidzieć oraz uniknąć. Z jakimi najbardziej typowymi pułapkami mogą się zetknąć organizacje i jak sobie z nimi poradzić?

Nie wystarczający czas przygotowania.

Przeprowadzenie zmian lub finalizacja projektu często rozpoczyna się pod presją czasu. Pracowników informuje się w pośpiechu i fragmentarycznie. Przez co menedżerowie są niezadowoleni z powolnych postępów i obarczają za to winą pracowników, twierdząc, że brakuje im zaangażowania i poświęcenia oraz że nie widzą potrzeby oraz pilności zmian. Aby temu zapowiedz liderzy powinni zaszczepić w swoim zespole potrzebę zdobywania informacji, umiejętność zadawania pytań; ustanowić ogólny i wspólny dla wszystkich cel, zapewnić odpowiednią przestrzeń na planowanie, dyskusję, dostosowywanie i korygowanie informacji. Tylko wtedy organizacja, jako całość może pójść do przodu.

Błędy w komunikacjiJak.

„Czy jestem dobrze zrozumiany?, Jak mnie zrozumiałeś?, Co mogę zrobić, abyśmy się lepiej komunikowali?”- to trzy podstawowe pytania, jakie powinni zadawać sobie zarówno członkowie organizacji, jak i zwykli ludzie, którzy chcą się lepiej komunikować. Zadanie trzech prostych pytań i uzyskanie na nie odpowiedzi spowoduje, że nasza komunikacja stanie się efektywniejsza i ograniczy do minimum ryzyko związane z niepoprawnym odbiorem komunikatu, a co dalej idzie z błędnym realizowaniem projektów.

Zły podział zadań oraz nieustalanie kamieni milowych.

W procesie realizacji zadań wyznacz etapy projektu, zdefiniuj kamienie milowe, wskaż terminy odbioru prac, ustal podział obowiązków i odpowiedzialności w Twoim zespole.

Wyznaczaj zdecydowany kierunek podczas kryzysu.

Kryzys w organizacji wymaga jasnych wytycznych wynikających z silnego przywództwa. Silny lider znajdzie – nawet pod presją – czas na refleksję, angażując i słuchając odpowiednich ludzi oraz wykazując się odwagą w podejmowaniu twardych decyzji, jeśli będzie taka potrzeba.

Stawiaj na pierwszym miejscu ludzi, a nie zyski.

Celem biznesu jest zachęcenie ludzi do wyrażania i dzielenia się swoją kreatywnością, dla dobra wszystkich. Dbaj o poprawność relacji i buduj zaangażowanie pracowników.

Zespół umożliwia wzajemne uzupełnianie się kompetencjami, gromadzenie i analizowanie większej ilości informacji, łączenie potencjałów w rozwiązywaniu złożonych problemów oraz wzajemne motywowanie i wspieranie się w działaniu. Podstawą działania zespołu jest zaangażowany i kompetentny lider. Z każdej porażki powinien on wyciągać wnioski, tak by w przyszłości uniknąć błędów.

13 sierpnia 2022 0 comment

Zarządzanie

Sylwetka lidera – cenione kompetencje i umiejętności

by Katarzyna Kryk - Skowron 4 września 2020

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Sylwetka lidera to wachlarz umiejętności, które można podzielić na: kompetencje zawodowe, umiejętności związane typowo z przywództwem, a także umiejętności dotyczące kompetencji osobistych, często korelujących z osobowością. Nie można również zapomnieć o bardzo istotnych umiejętnościach technicznych niezbędnych w dobie szalejącej pandemii.

Zaczynając od umiejętności zawodowych mam tu na myśli chociażby podstawową wiedzę z zakresu przepisów praca pracy czy też bhp. Niezbędne jest również to by manager, posiadał pewną fachową wiedzę na temat tego czym zajmują się członkowie jego zespołu. Zarządzanie zespołem finansowym nie mając pojęcia o finansach, ekonomii i budżetach z góry zdane jest na porażkę samą w sobie. Stąd umiejętności zawodowe są często niezbędne. Trudno jest zarządzać czyjąś pracą nie wiedząc na czym ona polega. Sprawdza się to w badaniach – okazuje się, że efektywniejszymi przywódcami są osoby, których ścieżka zawodowa przebiegała od niższych stanowisk w danej branży i najlepiej w tej samej organizacji. Te osoby po prostu wiedzą o słabościach danych procesów oraz wyzwaniach jakie czyhają na poszczególnych stanowiskach.

Do obszaru kompetencji osobistych cechujących sylwetkę lidera należy zaliczyć umiejętność podejmowania decyzji, a co za tym idzie branie odpowiedzialności, a także autoprezentację czy asertywność. Idąc tym tropem, lider w korporacji, powinien umieć wskazać wizję i misję, jako główne kierunkowskazy pracy podwładnych, a także swoją postawą budować ich zaangażowanie. Wspomniane budowanie zaangażowania wśród pracowników to jedna z kluczowych umiejętności, polega ona na stosowaniu motywatorów pozapłacowych, integracji pracowników ale też i na tym, iż to dyrektor jest autentycznym przywódcą i wzorem. Dla lidera powinna być ważna atmosfera, która panuje w jego zespole, to on ją w głównej mierze kreuje. Traktowanie jednych jako lepszych od drugich siłą rzeczy będzie niszczyło przyjazną atmosferę. Jako lider obserwuj nastroje swoich pracowników, zobacz czy razem wychodzą na lunch czy może tworzą się obgadujące podgrupki. W zakresie kompetencji osobistych cechami również pożądanymi u lidera są kompetencje miękkie do których zalicza się umiejętność radzenia sobie ze stresem, zarządzanie czasem, umiejętności komunikacyjne, elastyczność czy też aktywne słuchanie. Kompetencje komunikacyjne to przede wszystkim prowadzenie rozmów z wykorzystaniem technik komunikacji np. model kanapki czy też model grow. Te umiejętności pomogą budować relacje z ludźmi i czerpać z efektu synergii.

W zakresie kompetencji liderskich managera leży kierowanie zespołem – definiowanie celów, delegowanie zadań, tworzenie właściwej atmosfery, motywowanie, budowanie zaangażowania, a także umiejętności w obrębie komunikacji, na przykład w celu przekazywania informacji zwrotnych. Umiejętność budowania relacji, a także walory z zakresu dyplomacji, negocjacji i komunikacji są kluczowe. Warto przytoczyć tutaj Holsten-Beck, która w swojej książce wskazuje, iż „kierownik, który nie potrafi zrobić właściwego użytku ze swojego języka, który nie może, nie chce lub nie umie płynnie posługiwać się słowem, jasno wyrażać swoich myśli, objaśniać celów i sensu podejmowanego wysiłku czy też formułować codziennych zadań nigdy nie odniesie prawdziwego sukcesu”.[1]

Cechą równie wysoko ocenianą przez wielu pracowników wśród umiejętności lidera jest umiejętność rozwiązywania konfliktów i delegowanie zadań; powierzanie ich w taki sposób, by pracownicy wiedzieli jaki jest zakres ich obowiązków, a także w jaki sposób dokonana będzie kontrola realizacji zadań. Należy przy tym zaznaczyć, iż ścisła kontrola i pułapka w myśleniu: „wszystko zrobię najlepiej” jest poważaną barierą w zarządzaniu, ponieważ pracownicy będą zaangażowani dopiero wtedy kiedy poczują się odpowiedzialni za określony obszar.

Sylwetka lidera to również inteligencja emocjonalna, która oznacza kompetencję kluczową wśród umiejętności liderskich XXI wieku, szczególnie ważną dla pokolenia milenialsów i wkraczającego na rynek pracy pokolenia z. Inteligencja emocjonalna to zdolność zarządzania emocjami własnymi i innych. Z punktu widzenia lidera, który często pracuje w stresie, umiejętność konstruktywnego radzenia sobie z emocjami, a także oddzielania ich od faktów jest drogą w kierunku podejmowania skutecznych decyzji. Badania przeprowadzone w 1994 roku na grupie 155 osób pokazały, iż lepszym wyznacznikiem sukcesu zawodowego są cechy osobowości związane z umiejętnościami budowania relacji niż kompetencje stricte zawodowe.

Podsumowując widzimy, iż sylwetka lidera to wachlarz różnorodnych kompetencji, wymagających wielu umiejętności, a niekiedy i cech charakteru. Można wskazać, iż dwie kluczowe umiejętności, które wydają się mieć największe znaczenie to orientacja na ludzi i dostarczanie im informacji oraz orientacja na zadania wraz z efektywną oceną ich realizacji.

[1] Holstein – Beck M., Jak być menedżerem, wyd. Centrum Informacji Menedżera, Warszawa 1995 s.58.

4 września 2020 0 comment

Zarządzanie

Mikro, a makro – zarządzanie: który styl jest skuteczniejszy?

by Katarzyna Kryk - Skowron 28 października 2019

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Mikro, a makro-zarządzanie – który styl jest skuteczniejszy?

Czy pełniąc funkcje lidera nadzorujesz wszelkie procesy i często kontrolujesz swoich pracowników, czy może stawiasz na swobodę i interesują Cię same wyniki? Style zarządzania mikro- i makro powierzchownie rzecz ujmując, przyjmują przeciwne odpowiedzi na to pytanie. Managerowie zarządzający stylem mikro są zorientowani na szczegóły oraz procesy, starając się kontrolować każdy najmniejszy element pracy. Natomiast w przypadku makro-zarządzania liderzy zorientowani są na ogół prac swojego zespołu, często pozostawiając im wolną rękę.

Mikro-manager, to typ lidera, który lubi na własną rękę kontrolować pracowników, dopytywać o szczegóły i martwić się drobiazgami. Takiemu liderowi możemy zarzucić brak zaufania do pracowników, którzy często postrzegają takiego szefa jako zbyt kontrolującego i często krytycznego. Taki styl zarządzania ogranicza kreatywność i swobodę pracowników, natomiast zapewnia terminową i uporządkowaną pracę. Mikrozarządzanie jako styl przywództwa sprawdza się w przypadku nowych pracowników lub tych o małym doświadczeniu zawodowym. W innych przypadkach ten styl zarządzania nie jest rekomendowany, ponieważ jest on stresogenny zarówno dla lidera, który przez 24 godziny na dobę pełni rolę kontrolera, a także dla pracowników, którzy czują oddech szefa na plecach. Osoby, które mają skłonność do tego typu przywództwa powinny nauczyć się technik delegowania zadań, gdyż ten styl bardzo często wynika ze strachu przed powierzeniem zadań lub z błędnego przekazania informacji np. zbyt szczegółowo.

Z kolei, makro-manager, koncentruje się na wynikach i osiągniętych celach. To typ lidera dla którego liczy się rezultat, a czas poświęcony pracy i mechanizm osiągnięcia celu nie jest tak znaczący. Taki manager zazwyczaj nie kontroluje pracowników i przede wszystkim czasu ich pracy, oczekuje po prostu wyników. Nie oznacza to, iż lider pozostawia zespół z problemami, w razie trudności pomaga znaleźć rozwiązanie. Taki styl zarządzania wspiera rozwój kreatywności i umożliwia dużą elastyczność. Kluczową umiejętnością i niezbędnym czynnikiem w drodze do sukcesu makro-managera jest określenie oczekiwań, zasobów i ewentualnych kamieni milowych. Słabą stroną makro-zarządzania jest to, iż wielu kierowników traci nadzór nad zespołem lub udziela zbyt małej ilości informacji przez co błędy lub brak terminowości zdarza się częściej, a motywacja pracownika spada.

Który styl wybrać? Mikro, a makro-zarządzanie?

Niestety nie istnieje jednoznaczna odpowiedź na to pytanie. Wszystko zależy bowiem od pracownika i jego doświadczenia zawodowego oraz od rodzaju zadania. Bowiem, w przypadku zadań terminowych, związanych z konkretnymi zagadnieniami, wytycznymi np. przepisami prawa lepiej sprawdzi się mikrozarządzanie. Natomiast na co dzień, a szczególnie w zadaniach wymagających kreatywności i innowacyjności oraz w przypadku zespołów składających się z osób z dużym bagażem doświadczeń o wiele lepiej sprawdzi się makrozarządzanie.

28 października 2019 0 comment

Zarządzanie

Słabe strony przywództwa i jak je naprawić?

by Katarzyna Kryk - Skowron 21 października 2019

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Amerykańskie przysłowie mówi, iż pracownicy opuszczają liderów, a nie organizacje. W świecie biznesu złośliwi w myśl, tego porzekadła, mówią, iż dobrego przywódce poznaje się po małej rotacji pracowników. A aby być dobrym, swoje działania należy poddawać pod refleksję i samoocenę. Jak powszechnie wiadomo, ideały nie istnieją, a błędy będą popełnianie zawsze.

Jakie są zatem słabe strony przywództwa?

Rutyna – pracując w organizacji dłuższy czas zaczynamy funkcjonować w pewnych procesach, które można nawet nazwać błędnymi kołami. Z czasem, wiele rzeczy, które na pierwszy rzut oka są dla nas nie do przyjęcia, stają się dla nas codziennością, po prostu się do nich przyzwyczajamy. Warto wejść co jakiś czas do swojego miejsca pracy, czy zespołu z nastawieniem kontrolera lub totalnego nowicjusza, po to by zobaczyć z boku pracę zespołu czy nawet uwarunkowania zewnętrze.

Osiąganie celów w pominięciu wizji organizacji – doradcy biznesowi wizję, misję i wartości organizacji podają jako główny kierunkowskaz do sukcesu. Nie mniej jednak w kulturze naszych firm o wizji mówi się stosunkowo mało, za mało. Wiele celów liderzy delegują na członków swoje zespołu na zasadzie: trzeba to „dowieźć” – to robimy, na cito!. Takie działania zabijają innowacyjność oraz kreatywność, a także zmniejszają poczucie tożsamości z organizacją. Spójrzmy na firmę Apple, która zdominowała świat swoimi produktami z jabłkiem. Początkową wizją tej marki było stworzenie produktów, które będą ładne, proste oraz użyteczne i właśnie te 3 słowa można znaleźć w każdym projekcie tej marki. Badania Alternative Board (TAB) wykazało, iż 46% badanych Dyrektorów uważa, że najważniejszą funkcją lidera jest „osiąganie celów”, a następnie „wyznaczanie wizji” (38%). Spróbuj formułować cele w oparciu o wizję, by jedno zgadzało się i wypływało z drugiego.

Brak zaufania – to najczęstsza ze spotykanych słabości przywództwa, można ją też nazwać innymi słowami – wszystko zrobię sam lub muszę mieć wszystko pod kontrolą. Jak wiadomo, wszystko to często znaczy nic! Ideą przywództwa jest zarządzanie zasobami ludzkimi, bycie kapitanem statku, stąd bardzo błędnym podejściem, na którym wypala się psychicznie wiele młodych managerów jest chęć robienia wszystkiego samodzielnie. Pracownicy zatrudnieni pod takiem szefem zaczynają czuć się niepotrzebni, a także leniwi, mało zmotywowani. Myślą sobie: „zrobię to byle jak, żeby było, Kowalski i tak zrobi sobie sam po swojemu, a ja przejrzę wtedy Facebooka”. Najlepszym kołem ratunkowym przy tego typu słabości jest podzielenie obszaru zarządzania na mikro i marko. Mikrozarządzanie to wszelkie szczegóły i mało istotne sprawy, to w większości te wszystkie maile w których jesteś na CC ale nawet ich nie czytasz, bo to nie do Ciebie. A sprawy makro to tematy związane bezpośrednio z Twoimi celami i konkretnymi wynikami.

Potrzeba bycia lubianym – oczywistym jest, że każdy chce być lubianym i podziwianym. Jednak jest to niemożliwe. Na 20 członków zespołu, zawsze trafi się rodzynek, który będzie niezadowolony. Natomiast, zastanów się czy Twoim priorytetem jest przyjaźń z członkami zespołu? Oczywiście, posiadanie samych wrogów i obgadywanie za plecami też kluczem do sukcesu nie jest. Twoim priorytetem powinno być takie zarządzanie, by Twoje decyzje były szanowane i zrozumiane, natomiast kwestia ich oceny jest sprawą subiektywną i indywidualną.

Brak empatii i hipokryzja – liderzy często tworzą środowisko pracy w którym następnie nie uczestniczą, a przecież przykład idzie z góry. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy szanowali Cię i słuchali, musisz przestrzegać własnych zasad. Nie trzymaj się z dala od członków zespołu i nie zachowuj się tak, jakbyś był lepszy od swoich pracowników. Takie postępowanie będzie powodowało powstawanie barier i przyczyni się do wzrostu napięcia, a także frustracji wśród pracowników. Im bardziej jesteś przejrzysty, tym bardziej autentyczny będzie cały twój zespół

Brak jasnych oczekiwań, błędy w komunikacji – wbrew pozorom ludzie lubią konkretnych i zdecydowanych przywódców, może mają mniej „luzu” ale przynajmniej wiedzą co mają robić. Gdy lider nie określa konkretnych oczekiwań, jego bezpośrednie polecenia często utykają w ciągu dnia bez wyraźnego kierunku. Słabością wielu managerów są też skróty myślowe, slang korporacyjny, który owszem sprawdza się ale u wieloletnich współpracowników, natomiast u nowicjuszy potrzeba konkretnych i jasnych poleceń. Nie zapominaj także o udzielaniu feedbacku.

Jak widać istnieją słabe strony przywództwa, aby ograniczyć ich wpływ do minimum należy raz na jakiś czas poddać pod refleksję swoje działania i obserwować wpływ podejmowanych decyzji na członków zespołu.

21 października 2019 0 comment

Zarządzanie

Zasady skutecznej komunikacji interpersonalnej

by Katarzyna Kryk - Skowron 9 stycznia 2018

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Komunikacja to podstawa naszego życia. Często nie zdajemy sobie sprawy, że to najważniejsza umiejętność. Jest ona wykorzystywana wszędzie i każdego dnia. Funkcjonując w społeczeństwie nie da się uniknąć komunikacji interpersonalnej gdyż jest to niezbędne narzędzie do porozumiewania się. Posiadanie wysoko rozwiniętych kompetencji w zakresie komunikacji jest receptą zarówno na sukces zawodowy jak i na gruncie prywatnym.

Przyglądając się niepowodzeniom można zauważyć, że niestety często wiążą się one z błędami, właśnie w zakresie komunikacji. Dlatego, też warto wiedzieć na czym polega ta oczywista, ale w praktyce nie idąca po naszej myśli umiejętność.

Wielu z nas zapomina, że każdy komunikat ma dwie płaszczyzny. Pierwsza z nich to płaszczyzna rzeczowa czyli wszystko to, co zostało wypowiedziane. Natomiast druga płaszczyzna to, to co czuje odbiorca w związku z usłyszanym komunikatem (płaszczyzna emocjonalna). Jest to osobista oraz podświadoma interpretacja przekazu jak i jego formy. To właśnie ta płaszczyzna, odpowiedzialna jest zazwyczaj za powstawanie konfliktów. Aby ich uniknąć, warto wykształcić nawyki, gwarantujące skuteczną komunikację.

Oto lista 7 zasad efektywnej komunikacji. Wprowadzaj jeden nawyk tygodniowo, by stać się mistrzem komunikacji!

Komunikowanie w pierwszej osobie, czyli „Ja”, a nie „Ty”. Zasada ta, mówi o tym, iż powinniśmy mówić o swoich odczuciach i wrażeniach. Dzięki temu, unikniemy oceny zachowania innych. Lepiej powiedzieć: poczułam się zraniona niż Ty mnie zraniłeś.
Opisywanie sytuacji koncentrując się na faktach – ta reguła, ma nam przypominać o tym, by skupiać się na tym co rzeczywiście się stało; unikając przy tym ocen oraz porównań. Każda sytuacja ma swój indywidualny charakter. Słowa nigdy i zawsze nie występują w słoniku dobrego rozmówcy!
Mówienie o potrzebach i oczekiwaniach – zasada ta, ma motywować do mówienia o tym, czego potrzebujemy i co czujemy. Częstą pułapką są niewypowiedziane oczekiwania – coś sobie zaplanowaliśmy i założyliśmy, że tak właśnie ma być, a skąd np. nasz pracownik ma to wiedzieć? Szczególnie zdarza się to na płaszczyźnie zawodowej, zapominamy przekazać pełną informację np. przy delegowaniu zadań. Co w konsekwencji skutkuje tym, że pewne sprawy nie idą po naszej myśli. Warto, więc mówić o swoich odczuciach.
Unikanie generalizacji oraz oceniania rozmówcy i jego zachowań, a dbanie o to by czuł się on szanowany – nieprzerywanie wypowiedzi, robienie krótkich przerw między jednym, a drugim komunikatem.
Konstruktywna informacja zwrotna. Informacje negatywne przekazujemy na zmianę z pozytywnymi. Nadmierna koncentracja na negatywach, a także udowadnianie swoich racji za wszelką cenę nie wróży nic dobrego. Nie można zapomnieć, iż motywacją większości rozmów jest osiągnięcie jakiegoś sprecyzowanego celu, który powinien być nadrzędnym drogowskazem. Co więcej, informacja zwrotna ma pomóc rozmówcy upewnić się, że dobrze zrozumieliśmy jego komunikat.
Aktywne słuchanie, to nic innego jak koncentrowanie się na tym co rozmówca chce nam przekazać, a także wykazywanie zainteresowania jego osobą. Nawiązujmy kontakt wzrokowy, nie przerywajmy i zadawajmy dodatkowe pytania. Wszystko po to, by dobrze się zrozumieć.
Jasne i precyzyjne komunikaty. Błędem komunikacji są np. kolokwialnie mówiąc, słowotoki. Psycholodzy twierdzą, że skupiamy się zazwyczaj na pierwszy 5 słowach. Zamiast powtarzać jedną informację parę razy, lepiej poprosić partnera rozmowy, by sparafrazował komunikat.

Przytaczając słowa Jordiego Savalla, „kiedy coś robię, to oddaję się temu bez reszty”, można powiedzieć, że komunikacja oparta o zauważalność reakcji własnej i reakcji drugiej osoby jest czynnikiem sukcesu oraz przyczynia się do poczucia wewnętrznego spełnienia.

9 stycznia 2018 0 comment

Zarządzanie

Role grupowe z punktu widzenia trenera oraz managera

by Katarzyna Kryk - Skowron 7 grudnia 2017

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Pracując w zespołach, pracownicy naturalnie wchodzą w różne role grupowe. To jaką funkcję będą pełnili w zespole zależy od rodzaju zadania, struktur panujących w organizacji oraz stopnia znajomości siebie nawzajem. Z rolami grupowymi można się spotkać pełniąc funkcję trenera, coacha, managera czy też będąc pracownikiem linowym. Przyjmowana przez nas rola koreluje z osobowością, kompetencjami oraz doświadczeniami zdobytymi w czasie pracy zespołowej.

Wiedza na temat poszczególnych ról grupowych jest przydatna – z punktu widzenia managera oraz trenera szkoleniowego do tego by odpowiednio kierować zespołem oraz przydzielać zadania. Natomiast jako pracownik czy uczestnik dowolnej grupy szkoleniowej warto zastanowić się jak często wchodzę w poszczególną rolę oraz co mi to daje. Należy pamiętać, że wyłaniające się role grupowe, odzwierciedlają pozycję osoby w strukturze grupy. Niekiedy są one przyjmowane świadomie przez uczestników, a czasem przydzielone przez członków zespołu.

Najprościej uczestników szkoleń czy też pracowników w zespołach typowo korporacyjnych podzielić na tych, którzy są nieśmiali i tych, którzy dużo mówią. Zacznijmy więc od pracownika/uczestnika szkolenia, który jest nieśmiały i wycofany. Zazwyczaj, taka osoba niechętnie zabiera głos, trzyma się na uboczu, jest dobrym obserwatorem ale też niewiele wnosi w pracę zespołu. Aby pobudzić milczka do aktywnego uczestnictwa, manager/trener powinni: często nawiązywać kontakt wzrokowy, zapraszać do odpowiedzi na proste pytania, traktować jako eksperta, przydzielać ważne ale nie wymagające odpowiedzialności zadania, a także proponować wykonanie raportów i statystyk.

Poza typowym grupowym milczkiem, w większości zespołów wykształca się także naturalny dominator czyli pracownik gwiazdor, który lubi zaistnieć i dużo mówić. Taką osobę poznamy po tym, iż monopolizuje dyskusje i narzuca swoją wizję. Pracując z taką osobą trener czy też kierownik powinien unikać z nią kontaktu wzrokowego, zapraszać imiennie do dyskusji innych uczestników, a w przypadku szkoleń angażować w rolę obserwatora. W zespołach pracowniczych, gdzie trwa np. burza mózgów nad projektem dominator może utrudniać wymyślenie kreatywnych propozycji. Warto wtedy zorganizować pracę w mniejszych podgrupach lub w parach.

Kolejną dość dobrze znaną nam z autopsji rolą grupową jest rola błazna oraz kozła ofiarnego. Jeśli nie wiesz kim są te osoby to przypomnij sobie szkolne czasy, kiedy to wszyscy śmiali się z żartów jednego kolegi, który przeszkadzał nauczycielowi, a z kolei na drugim za to koncentrowały się wszystkie żale. Kozioł ofiarny to osoba, która przez innych odbierana jest jako słabsza, mniej kompetentna, zagubiona, nie umiejąca odczytywać emocje i nie radząca sobie z nimi. To osoba, która akceptuje wszystko i na sobie skupia frustrację i ewentualne niezadowolenie innych. Trener/kierownik zespołu w przypadku pojawienia się takiej osoby, powinien: pokazywać jej mocne strony, przydzielać do zadań z osobą poważaną w grupie oraz zachęcać cały zespół do werbalnego wyrażania sprzeciwu wprost.

Natomiast rola błazna grupowego jest przydatna na początku pracy zespołowej, szczególnie w przypadku wystąpienia konfliktu pracowniczego czy pracy nad budzącym strach projektem. Jest to osoba, która rozluźnia sytuację w początkowej fazie projektu, natomiast później, na etapie działania może odwracać uwagę od głównego wątku. Do zadań lidera, należy kontrolowanie takiej osoby, ucinanie jej niepożądanych zachowań, przypominanie o celu spotkania i przydzielanie do zadań z osobą odpowiedzialną.

W niektórych grupach, formułuje się także rola małego sabotażysty, czyli osoby, która się przeciwstawia i w kuluarach podważa rolę kierownika lub trenera. Z punktu widzenia managera taką osobę powinno się zdemaskować od razu, ponieważ podważa ona autorytet. W takim przypadku należy na grupie odkryć pobudki i intencje szarej eminencji, by wyjaśnić sprawę nim wybuchnie konflikt.

7 grudnia 2017 0 comment

Zarządzanie

Cechy efektywnego spotkania biznesowego

by Katarzyna Kryk - Skowron 15 listopada 2017

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Spotkania biznesowe kojarzą nam się przede wszystkim z pożeraczami czasu i stresem. A przecież wiadomo, że osoby na stanowiskach managarskich większą ilość swojego czasu pracy spędzają właśnie na spotkaniach. Szacuje się, że stanowi to około 25% całego czasu poświęconego pracy. Jedne ze spotkań są faktycznie bardzo owocne, natomiast inne okazują się mało istotne.

Uczestnicy szkoleń na temat zarządzania czasem, najczęściej w swojej pracy skarżą się na przedłużające się spotkania. Powodem takiego stanu rzeczy jest często nieprzygotowanie merytoryczne, poruszanie drażliwych spraw bez umiejętności zrozumienia czyjegoś punktu widzenia, niezdefiniowanie celu spotkania oraz zapraszanie zbyt dużej ilości osób, często nie związanych z tematem spotkania. Generalnie należy przyjąć, że spotkań organizuje się za dużo, stąd brakuje czasu na solidne ich przygotowanie, co wiąże się z tym, że w niektórych przypadkach są one pożeraczami cennego czasu.

Każdy zaproszony uczestnik udaje się na rozmowy z określonych powodów, nie zawsze jest to ściśle określony cel, który za wszelką cenę trzeba zrealizować, może to być na przykład chęć zdobycia wiedzy na jakiś określony temat. Stąd rozpoczynając organizację efektywnego spotkania należy zacząć od określenia celu i zebrania osób, które mogą być istotne w jego realizacji, są związane z tematem. Choć wydaje się to oczywiste – w praktyce nie zawsze tak się dzieje i rozmowy w zbaczają na boczne tory.

Celów na jednym spotkaniu też nie powinni być zbyt dużo, bo to powoduje chaos. Dobre spotkanie to takie, na którym kompetentna grupa osób koncentruje się na konkretnym zagadnieniu. Statystki pokazują, że najbardziej efektywne spotkania biznesowe trwają około 20 minut! Natomiast w praktyce takie meetingi przedłużają się nawet do 2 godzin. Bardzo pomocne jest określenie czasu spotkania, zanim się ono rozpocznie – wtedy łatwiej będzie narzucić dyscyplinę jego uczestnikom.

Jeżeli spotkanie ma określony cel, to w kolejnym kroku należy ustalić agendę. Dzięki niej każdy uczestnik spotkania ma szansę się przygotować. Ponadto ważne jest to, by spotkanie miało swojego prowadzącego, który będzie pilnował harmonogramu określonego w agencie oraz zadba o to, by wypowiedzi osób obecnych były ściśle związane z tematem i od niego w miarę możliwości nie odbiegały.

Przy tematyce spotkań biznesowych często poruszany jest wątek punktualności. Biorąc pod uwagę to, że idealne spotkanie trwa około 20 minut to studencki kwadrans stanowi 75% tego czasu. Warto więc przemyśleć godziny spotkań, wiadomo, ze spotkanie punkt 08:00 czy 09:00 zazwyczaj zdane jest na spóźnieniową porażkę. Eksperci od prowadzenia spotkania polecają, by godzinę ustalić w pobliżu pory lunchowej lub końca pracy – to motywuje uczestników do zachowania dyscypliny czasowej i koncentracji na priorytetach. Co więcej, spotkania powinno się zaczynać punktualnie – taką kulturę należy wykształcić w całej organizacji, co dobrze procentuje na przyszłość.

Kluczowe jest również przygotowanie. Spotkanie biznesowe, nie jest pogawędką towarzyska, to element pracy. Należy się na nie dobrze przygotować i przewidzieć nieplanowane sytuacje i pytania, aby nie dać się zaskoczyć. Bardzo pomocne w czasie trwania całego spotkania mogą okazać się zasady efektywnej komunikacji, udzielania feedbacku oraz aktywnego słuchania.

15 listopada 2017 0 comment

Zarządzanie

Awans na stanowisko managera i co dalej?

by Katarzyna Kryk - Skowron 23 marca 2017

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Propozycja awansu na managera często jest przełomem w karierze zawodowej. Na tym stanowisku kieruje się pracą całego zespołu i ponosi za niego odpowiedzialność, co jest nie lada wyzwaniem. Dla jednych to trudna droga prowadząca do kolejnych sukcesów, a dla innych gorzka porażka. Wg badań ICAN Research, aż 40% nowo mianowanych managerów zawodzi i traci swoją pozycję w ciągu pierwszych 18 miesięcy. Nic w tym dziwnego, gdyż stanowiska kierownicze wiążą się z dodatkowym stresem i wypracowaniem nowych, nie używanych przedtem kompetencji. Wraz z awansem rozszerza się obszar odpowiedzialności – dawniej tylko za swoje działania, a teraz za efekty pracy całego zespołu.

Jak się przygotować do pierwszych dni pracy w roli managera?
Przede wszystkim, należy poznać osoby z którymi się pracuje – zdiagnozować ich mocne i słabe strony. Wiedza o tym, na kim można polegać w kryzysowych sytuacjach, może okazać się kluczowa. Poznając członków swojego zespołu i przeprowadzając z nimi spotkania należy zbudować osobistą wiarygodność (sposób w jaki postrzegają nas inni), czyli zyskać szacunek i zaufanie. Szczególną uwagę pracownicy przykładają do tego, czy słowa nowego managera są spójne z jego działaniami, czy dotrzymuje obietnic i czy ma odwagę podejmować decyzje w trudnych sprawach. Warto też, zapytać pracownika co jest dla niego ważne w jego pracy.

Następnie, trzeba określić cele do realizacji w perspektywie krótko i długo terminowej. Zanim zacznie się delegować zadania dobrze jest zapoznać się z literaturą na ten temat. Umiejętność przekazywania poleceń jest z punktu widzenia managera kluczowa, bez zaangażowania i energii pracowników, sukces staje się niemożliwy do osiągnięcia. Pierwszy krok, niezbędny do uruchomienia zaangażowania, to pokazanie pracownikom, jaki jest związek pomiędzy ich codziennym działaniem, a celami całej organizacji. Za każdym razem warto upewnić się, że pracownicy otrzymali jasne wskazówki i wiedzą, w jaki sposób będą oceniani. Nie zapominaj, że przewodzenie grupie to nie tylko mówienie swoich kwestii ale także umiejętność aktywnego słuchania innych. Twoi pracownicy chcą czuć, że ich zdanie też jest dla Ciebie ważne.

Pamiętaj także o sile autorytetu. Jeśli na samym początku manager nie zapracuje na te miano to potem będzie to prawie niewykonalne. Nie zalecane jest spoufalanie się, wydawanie rozkazów oraz naginanie granic. Aby wypracować autorytet lidera, trzeba wytyczyć nowe granice i zdecydowanie ich bronić. Podczas spotkania z zespołem należy przedstawić zasady (biorąc pod uwagę także propozycje płynące ze strony uczestników zespołu) oraz omówić konsekwencje ich nieprzestrzegania jak i kryteria oceny pracy, które z punktu widzenia managera są najważniejsze. Ocena pracy, zwana oceną pracowniczą to także nowe zadanie lidera do którego należy się przygotować czytając o skutecznych metodach przekazywania feebacku.

Kiedy pierwsze i podstawowe kompetencje menagerskie (delegowanie zadań, organizacja czasu pracy, wyznaczanie celów długo i krótko terminowych, przekazywanie feedbacku) wejdą w krew, a członkowie zespołu i ich umiejętności będą dobrze Ci znane, należy pomyśleć o sposobach motywacji podwładnych. Należą do nich: okresowe oceny pracownicze, pochwały, podwyżki, udział w szkoleniach, a także dbanie o rozwój osobisty pracowników. Zadania, powinny być tak dobierane, by pracownik miał szanse doskonalić swoje umiejętności i nabywać nowe kompetencje. Warto zapoznać się z modelem przywództwa sytuacyjnego opracowanego przez Blancharda i pozapłacowymi motywatorami.

Kiedy z pracowników niższego szczebla stajemy się managerami to zmienia się także nasza pozycja w całej strukturze organizacji. Dawni koledzy z równorzędnych stanowisk przestają być najlepszymi kolegami, a stają się często naszymi podwładnymi. Taka sytuacja wiąże się z tym, iż pewne relacje trzeba nakreślić na nowo. Ważne jest to, by wprowadzić jasne zasady współpracy i dobrze delegować zadania. Dużą trudnością dla osób, które nagle awansowały z niższych stanowisk jest organizowanie czasu innym, na ogół tym, z którymi się do tej pory omawiało decyzje kierownictwa. Nadrzędną zasadą jest szanowanie drugiego człowieka. Trzeba uważać, by nie popaść w gwiazdorstwo, które może być zgubne. Poza stosunkami towarzyskimi, zmienia się także stopień samodzielności i odpowiedzialność.

Przed debiutującym managerem stoi wiele wyzwań. Najważniejsze jest to by już od pierwszych dni po objęciu stanowiska ustalić przejrzyste reguły pracy oraz określić wzajemne oczekiwania. Szacunek do innych osób, utrzymanie osobistej wiarygodności, sprawiedliwa i konsekwentna postawa to podstawowe kompetencje, każdego skutecznego managera.

23 marca 2017 0 comment

Zarządzanie

Spraw by spotkania biznesowe przybliżały do sukcesu, a nie były złodziejami czasu

by Katarzyna Kryk - Skowron 28 lutego 2017

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Czy 8 godzin to długi okres czasu? Na pierwszy rzut oka wydaje się, że to godziny w których można naprawdę wiele zrobić. Po przyjściu do pracy okazuje się jednak, iż wiecznie brakuje nam od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu minut dziennie. Związane jest to z ciągle przybywającymi obowiązkami, atakującymi nas na każdym kroku rozpraszaczami, przedłużającymi się spotkaniami oraz z nieumiejętnym zarządzaniem sobą w czasie.

Pracując w korporacji uczestniczy się w dużej ilości spotkań o zróżnicowanym charakterze i przeróżnej efektywności. Badania szacują, iż około 30% zebrań jest źle zorganizowanych, prowadzonych bez konkretnie ustalonego celu i z przypadkowymi uczestnikami, dzięki czemu przeradzają się one w nieuporządkowaną wymianę poglądów, chaos, a kończą się bez konkretnych ustaleń i konstruktywnych wniosków. Uczestnicy wielu szkoleń jako przeszkadzające im elementy swojej pracy często wymieniają właśnie marnowanie czasu na przedłużających się spotkaniach, co znajduje odzwierciedlenie w badaniach, gdyż niestety tylko połowa spotkań jest profesjonalnie prowadzona i odgrywa znaczącą rolę w budowaniu zgranych zespołów, organizacji działań firmy i pomaga w realizacji celów. Efektywne wykorzystanie czasu na spotkaniach jest elementem dobrej organizacji pracy i tak ważnej dziś ? skutecznej komunikacji.

Do najczęstszych przyczyn porażek spotkań biznesowych, których należy się wystrzegać należą:

brak przygotowania merytorycznego,
rozwlekłe prezentacje,
nieobecność kluczowych osób,
zapraszanie osób niekoniecznie związanych z tematem i celem spotkania,
błędnie zdefiniowany cel,
odbieganie od meritum sprawy,
niejasny podział ról i obowiązków,
poczucie nieomylności uczestników spotkania,
nieumiejętność słuchania siebie nawzajem,
upieranie się dla zasady przy drugorzędnych kwestiach, uleganie przy kwestiach kluczowych.

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest nawyk, brak przygotowania, zła komunikacja i niedocenienie pracownika. Nawyk wynika z powtarzania pewnej czynności przez długi czas, a tradycja meetingów jest długa jak historia ludzkości. Brak przygotowania zaś jest grzechem zapracowanych, wiecznie spieszących się i goniących ludzi. Zła komunikacja to efekt zaniedbania czynnika ludzkiego kosztem tabelek i zawartych w nich cyferek, a nieusatysfakcjonowany pracownik to wynik braku feedbacku i dialogu. Nic dziwnego, że nasz pracownik ma dwugodzinną prezentacje jak raz na rok damy mu prawo głosu i wreszcie na niego spojrzymy.

Meetingi nie są zbędne w naszej pracy jeśli są dobrze prowadzone i zorganizowane. Rolą spotkań biznesowych jest: poprawa komunikacji wewnątrz organizacji, tworzenie innowacyjnych rozwiązań, określenie celów biznesowych, dokonywanie ustaleń, ewaluacja pracy, rozwój współpracy, redukcja potencjalnych błędów i strat, poznanie różnych punktów widzenia (burza mózgów).

Aby osiągnąć wszystkie korzyści płynące ze spotkania biznesowego i nie zaliczyć tego czasu do zmarnowanego należy:

określić konkretny cel spotkania, termin, miejsce oraz osobę prowadzącą do której obowiązków będzie należało stworzenie agendy i ścisłe jej realizowanie. Należy też na wstępie ustalić ile czasu potrzeba na osiągnięcie celu i ani minuty więcej

wyznaczyć osoby ściśle związane z celem meetingu i zaprosić je z minimum 4-dniowym wyprzedzeniem z prośbą o potwierdzenie udziału. Gdy wyślesz zaproszenia każdy będzie mógł się zastanowić czy jest to w obszarze jego kompetencji, zainteresowań czy chce uczestniczyć, czy może wystarczy sprawę załatwić w mniejszym gronie

każdego uczestnika poinformować wcześniej o tematyce spotkania oraz o konkretnych oczekiwaniach względem niego

przygotować zebranie od strony technicznej ? dobrą praktyką jest zawarcie kontraktu ze wszystkimi uczestnikami, który zakłada nie korzystanie podczas zebrania z urządzeń mobilnych i laptopów. Przed spotkaniem dobrze jest zadbać o to by każdy miał dostęp do kartek i długopisów na których może prowadzić notatki

podczas spotkania nie odbiegać od głównego tematu, ustalić hierarchie spraw – niektórzy mówią, że człowiek jest w stanie skutecznie zarządzać 6 (+-2) zagadnieniami na raz. Zatem jeśli agenda składa się z 9 punktów, to przyjmij, że 30% uczestników zgubi się przy punkcie piątym. Co więcej, zbyt duża ilość wątku koncentruje coraz większą ilość osób

zrobić podsumowanie i określić dalsze działania dla każdego z uczestników spotkania

Efektywne wykorzystanie czasu na spotkaniach jest elementem dobrej organizacji pracy i skutecznej komunikacji. Dobrze zorganizowane i przeprowadzone spotkania są ogromnym sukcesem i mogą pozwolić zaoszczędzić czas, a niego marnować.

Dla osób, które organizują spotkania ważne jest: postępowanie według wskazówek mówiących o tym jak zorganizować efektywne spotkanie i uniknąć popełnienia błędów, natomiast z punktu widzenia osób zaproszonych ważne jest to by zastanowić się czy jesteśmy na tym spotkaniu potrzebni, a jeśli tak to należy przygotować niezbędne informacje, które posłużą do realizacji celu.

28 lutego 2017 0 comment

Zarządzanie

Rola komunikacji wewnętrznej w organizacji

by Katarzyna Kryk - Skowron 14 lutego 2017

written by Katarzyna Kryk - Skowron

Najważniejszym zadaniem komunikacji wewnętrznej (zwanej inaczej wewnętrznym PR-em) jest zadbanie o to, aby każdy kto związany jest z organizacją w jakimkolwiek stopniu otrzymał kompletne, dokładne i rzetelne informacje we właściwym czasie. Zadbanie o prawidłową komunikację wewnątrz organizacji jest najprostszą i najtańszą metoda, do tego by odnieść sukces.

Strategia komunikacyjna firmy zapobiega powstawaniu nieprzyjemnych nieporozumień oraz wzbudza większą motywację i chęć do pracy wśród zatrudnionych. Ponadto, środowisko wewnętrzne przedsiębiorstwa to najrzetelniejsza wizytówka firmy, to osoby, które stanowią jej reprezentację i kreują wizerunek. Jeżeli pracownicy wypowiadają się źle o miejscu w którym pracują to ta informacja w mgnieniu oka ujrzy światło dzienne oraz może trafić do potencjalnych klientów.

Aby temu zapobiec trzeba rozmawiać z pracownikami, być otwartym na dialog, nie zamiatać problemów pod dywan, unikać niedomówień, nieszczerości oraz plotek, a także zawsze informować o zmianach i istotnych problemach. Niezwykle ważne jest rozwiązywanie sytuacji konfliktowych, próba negocjacji, wysłuchanie skarg i wniosków. Najczęściej stosowanymi metodami, które usprawniają komunikację wewnątrz firmy są: tablice informacyjne, wortale pracownicze, czaty, mailingi wysłane do wszystkich pracowników, imprezy integracyjne, spotkania zespołu, rozmowy oceniające, umiejętnie delegowane zadania, szkolenia, gazetka firmowa, anonimowa skrzynka uwag, pochwał i pomysłów.

Dzięki sprawnemu przepływowi informacji pracownicy dobrze rozumieją reguły funkcjonowania firmy, jej priorytety i obowiązki do realizacji na przyszłość. Poprzez dobrze rozwiniętą komunikację wewnętrzną zatrudnieni przygotowani są na ewentualne zmiany, identyfikują się bardziej z firmą, a dzięki dialogowi pomiędzy pracodawcą, a pracownikami w firmie panuje o wiele lepsza atmosfera, a także likwidowane jest poczucie zagubienia i frustracji. Pracownicy, którzy wiedzą, co dzieje się w firmie, jakie są planowane działania i kto będzie za co odpowiedzialny, czują się szanowani i traktowani poważnie. Ich podejście do wykonywanych zadań jest wówczas znacznie bardziej solidne.

W większości firm możemy wyróżnić dwa typy obiegu informacji: formalną i nieformalną. Pierwsza z nich polega na przekazywaniu informacji głównie drogą mailową, telefoniczną i odbywa się zazwyczaj w pionie z góry na dół i z dołu do góry. Natomiast komunikacja nieformalna rozwija się w poziomie, wśród pracowników tego samego szczebla. Istotne jest, aby te dwa kręgi informacji uzupełniały się wzajemnie. W przypadku kiedy nastąpi rozbieżność między formalnym, a nieformalnym przekazem informacji powstaje niepewność, chaos i sprzeczne informacje, co negatywnie wpływa na pracę zespołu i ich nastawienie.

Często błędem w komunikacji wewnętrznej jest pisanie za długich i bezosobowych treści, wysyłanych do zbyt dużej ilości osób. Należy unikać zanadto służbowego i mało konkretnego stylu wypowiedzi, tak by sedno komunikatu nie ginęło w rozbudowanej, zawiłej i monotonnej treści. Komunikacja XXI wieku niezależnie od pełnionej funkcji powinna być dwukierunkowa, zwięzła i bezpośrednia.

Zgodnie z przeprowadzonymi w 2010 roku badaniami przez GFMP Management Consultants i portal PRoto.pl, najbardziej popularnymi w organizacjach działaniami z zakresu PR-u wewnętrznego są: komunikowanie zmian i projektów, organizacja imprez i spotkań firmowych oraz doskonalenie istniejących narzędzi komunikacji. Te ostatnie ciągle się rozwijają ? gazety firmowe, biuletyny wewnętrzne, newslettery ? dzięki nowoczesnej grafice i edycji stają się nie tylko skuteczne, ale i atrakcyjne. W organizacji PGNiG przynajmniej 2 razy w roku odbywają się 2-3 godzinne czaty Prezesów Zarządu z zatrudnionymi. Pracownicy mają okazję do zadawania pytań anonimowo wchodząc na specjalną stronę internetową. Odpowiedzi na pytania, do których prezes nie zdążył się ustosunkować, można znaleźć w publikacjach wewnętrznych. Podczas jednego z czat?ów w pewnym momencie rozmowy śledziło jednocześnie 1300 osób!

14 lutego 2017 0 comment