Jak efektywnie zarządzać czasem pracy i realizować zadania?

345
0
UDOSTĘPNIJ

Jeśli na Twoich barkach jest wiele zadań, masz wrażenie, że z niczym się nie wyrabiasz, a do tego o niektórych rzeczach zapominasz, nieuniknione wydaje się wprowadzenie zasad planowania. Planowanie i organizacja czasu pozwalają na efektywniejszą pracę z prostego względu ? jeśli dokładnie wiesz, co masz zrobić, koncentrujesz się właśnie na tym. Przeczytaj o tym jak efektywnie zarządzać czasem pracy i realizować zadania.

Wyobraź sobie następującą sytuację: dzwoni do Ciebie szef z zadaniem rozwiezienia zaproszeń na ważną uroczystość dla wszystkich cenionych osób z okolicy. Dostajesz na maila listę z nazwiskami i adresami, a także informację, że ci ludzie są usytuowani w obrębie 100km. Drukujesz listę, wsiadasz do auta i po kolei wpisujesz adresy do GPS?a, jadąc w odpowiednie miejsce. Jeździsz po okolicy i orientujesz się, że pierwsza i siódma osoba z listy mieszka na tym samym osiedlu. Następnie rozpoznajesz domy z innej dzielnicy ? tu też już byłeś. Okazuje się, że wiele osób mieszka blisko siebie i mogłeś wszystkie z tych osób odwiedzić, nie jeżdżąc po całym mieście. Po chwili pracy stwierdzasz, że mógłbyś zaoszczędzić sporo czasu, kilometrów i paliwa, gdybyś to wiedział. Dlaczego nie wiedziałeś? Pewnie dlatego, że nie chcąc tracić czasu, zabrałeś się od razu do pracy, chcąc to jak najszybciej skończyć ? bez przygotowania, bez wizji, bez planu.

Dlaczego ważny jest plan?
Planowanie to oprawianie przyszłości w ramy teraźniejszośc
i. Gdyby ekipa budowlana nie miała planu domu, mógłby się on różnić od wizji klienta, po zakończeniu prac budowlanych; gdyby firmy produkujące auta, nie dysponowały projektami samochodów, te także mogłyby odbiegać od założeń; gdybyś Ty zaplanował trasę dojazdu do poszczególnych osób w okolicy, zaoszczędziłbyś czas, nerwy i pieniądze.

Zanim pojawi się plan musisz wiedzieć, co będziesz planować i po co, dlatego też wypisz wszystko to, co chcesz zrobić ? dziś, jutro, za rok, za 10 lat. Zachęcam do skorzystania z technik wyznaczania celów (np. metoda SMART). Jednak sama wiedza, dotycząca kierunku, w którym zmierzasz, nie wystarczy, by tam dotrzeć. Po pytaniu ?co??, zadaj pytanie ?jak??, czyli stwórz plan działania, tak, by efektywnie realizować zadania.

  • Planuj dzień z wyprzedzeniem ? aby całkowicie wykorzystać dany dzień, warto zacząć go już z gotowym planem. Zapisane zadania na kartce pozwalają zaoszczędzić wiele energii ze względu na brak konieczności ciągłego pamiętania o tym, co jest do zrobienia. Zaoszczędzoną energię można wykorzystać do pracy nad konkretnym punktem z listy. Dobrą informację stanowi fakt, że minuta poświęcona na planowanie, pozwala zaoszczędzić aż 10 minut czasu potrzebnego na realizację danego zadania. Przygotowanie listy zadań średnio zajmuje ok. 10-12 minut, co przenosi się na zaoszczędzone dwie godziny w ciągu dnia ? a wiemy, że czas, to pieniądz.
  • Stosuj zasadę 80/20 (zasadę Pareto) ? pewien włoski uczony, Vilfredo Pareto, zauważył, że 80% dóbr znajduje się w rękach 20% społeczeństwa. Okazuje się, że ta zasada ma zastosowanie nie tylko w ekonomii. Zazwyczaj wystarczy przyswoić 20% materiału, by odpowiedzieć na 80% pytań na egzaminie, a 80% strojów, które nosisz na co dzień, składa się z 20% ubrań z Twojej szafy. Jak to się ma do planowania? Nie musisz robić wszystkiego, by zrealizować swój cel ? często 20% pracy będzie miało główny wpływ na 80% Twoich rezultatów.
  • Ustal priorytety ? korzystaj z metody ABCDE ? to metoda, pozwalająca określić konsekwencje niezrobienia czegoś; i tak zadania A ? są konieczne do zrobienia, a niewywiązanie się z nich może nieść poważne konsekwencje; B ? powinieneś to zrobić, ale gdy nie zrobisz, konsekwencje będą łagodne; C ? to coś przyjemnego, nie niosącego za sobą żadnych konsekwencji; D ? to zadania, które możesz delegować, a E ? coś, co powinieneś eliminować, by mieć więcej czasu.
  • Rozróżniaj rzeczy ważne od pilnych ? ważne jest coś, co zbliża Cię do Twoich celów; pilne to np. wyprowadzenie psa.

Tych kilka rad podniesie Twą wydajność i efektywność w pracy. Jest jeden warunek – po przeczytaniu, wciel to w życie. Nawet najprostszy plan ma dużo większą wartość, jeśli jest realizowany, niż taki, który jest tylko na papierze.

 

KOMENTARZ

Please enter your comment!
Please enter your name here