delegowanie

Delegowanie czy też potocznie mówiąc zarządzanie zadaniami to podejmowanie decyzji o wykonywaniu zadań samodzielnie albo poprzez zlecenie ich innej osobie. Delegowanie, można też określić jako przekazanie odpowiedzialności, co w większości przypadków budzi pewne obawy. Szczególnie u osób, które uważają, że wszystko zrobią same najlepiej, a swoim podwładnym zarzucają brak kompetencji. Delegowania zadań można nauczyć się poprzez praktykę. Jednak jedno jest pewne, delegowanie obowiązków to podstawa skutecznej organizacji czasu – istnieje bardzo niewiele zadań, których wykonania musisz podjąć się sam.

Niemal każdy ma możliwość powierzania zadań innym, ale wielu z nas robi to niechętnie. Aby delegować i być efektywnym managerem trzeba wykazać się odrobiną zaufania i elastyczności.

Pracoholicy to źli dowódcy często nie wierzą w kompetencje innych, a ich wewnętrzna frustracja przelewa się na atmosferę i skuteczność pracy całego zespołu. Pisząc o delegowaniu zadań nie można pominąć płynących z tego korzyści takich jak:

• Zysk cennego czasu.
• Powierzanie zadań przyczynia się do rozwoju innych osób.
• To, co interesuje cię w niewielkim stopniu, może być bardzo interesujące dla kogoś innego.
• Nie możesz być w dwóch miejscach jednocześnie.
• Zlecone zadanie może być wykonane lepiej.

Przejdźmy do meritum – jak skutecznie delegować zdania i od czego zacząć? Najważniejsze to zdefiniowanie celu delegowanego zadania, a także osoby, która będzie odpowiedzialna za jego wykonanie.

Delegowanie zapewnia organizacji wiele korzyści, takich jak skuteczniejsze zarządzanie, bardziej kompetentni i efektywniejsi pracownicy oraz wydajniejszy zespół. Dzięki właściwemu przekazywaniu zadań, a przy tym rozwijaniu pracowników zyskujesz zaangażowany, silny, lojalny i zorientowany na rezultaty zespół.

Ze względu na niską efektywność, techniki: „wydawania poleceń” opracowano teorię delegowania zadań i obowiązków. Delegowanie zadań w krótkiej definicji to nic innego jak zlecanie pracy innym.  W praktyce wydaje się to oczywiste, po prostu: „idź i zrób” ale nawet po dzieciach, kierowanych przez rodziców można zauważyć, iż jest to skuteczne ale tylko na krótką metę. W niniejszym artykule przedstawię metodę delegowania zadań.

Delegowanie to przekazanie komuś innemu odpowiedzialności za zrobienie czegoś, co początkowo było naszym obowiązkiem. Skuteczne delegowanie oznacza powierzenie innej osobie realizacji konkretnego celu z jednoczesnym pozostawieniem pewnej swobody i samodzielność co do podejmowania decyzji, wyboru środków czy metod. Efektywne delegowanie można podzielić na trzy etapy: cel, zlecenie zadania oraz ocena efektów.

Pierwszy etap jest kluczowy, polega na określeniu, czego wymaga się od osoby, której powierzone zostanie zadanie. Przed przeprowadzeniem rozmowy należy starannie się przygotować: wybrać zadanie, które chce się zdelegować oraz zastanowić się komu chce się je powierzyć. Odpowiednie zadanie to takie, które zajęłoby Tobie wiele czasu, ma niższy poziom odpowiedzialności lub mogłoby być dla innych okazją do zdobycia cennego doświadczenia.  Jeśli chodzi o wybór osoby odpowiedniej do realizacji zadania to powinniśmy wybrać osobę, która dysponuje umiejętnościami na poziomie umożliwiającym wykonanie pracy. Reasumując, na tym etapie określamy:

• Cel – co jest do wykonania oraz jaki jest oczekiwany rezultat. Należy mieć na uwadze, że opis zadania powinien być konkretnie sprecyzowany.
• Kto – wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizację zadania; określenie zakresu odpowiedzialności i uprawnień.

Drugi etap to rozmowa delegująca. Należy zorganizować spotkanie i przeznaczyć czas na wyjaśnienie zadania. W czasie takiego spotkania trzeba przekazać, co jest do zrobienia, dlaczego jest to ważne, jakimi środkami można dysponować oraz jaki jest sposób realizacji. Niezbędnym elementem jest także motywator – czyli przekazanie informacji dlaczego właśnie tą osobę wybieramy do realizacji zadania – jakie kompetencje tej osoby nas do tego skłoniły. Podczas rozmowy delegującej można posłużyć się następującym kluczem:

• Jak – określenie oczekiwań oraz zaproponowanie metod i środków pracy.
• Na kiedy – ustalenie terminu relacji całego zadania, ewentualnie podzielenie pracy na etapy (kamienie milowe).
• Motywator – uzasadnienie dlaczego właśnie tę osobę wybraliśmy – docenienie kompetencji pracownika.
• Zrozumienie zadania – upewnij się czy pracownik prawidłowo zrozumiał zadanie.
• Monitorowanie – ustal sposób monitorowania/oceny przez ciebie kolejnych etapów pracy. Warto od czasu do czasu monitorować postępy. Poziom nadzoru powinien być odpowiedni do zadania i osoby je wykonującej. Podczas rozmów kontrolujących zauważmy i pochwalmy odniesione sukcesy oraz zmotywujmy do kolejnych.

Trzeci etap delegowania to ocena wykonanej pracy, czyli udzielenie feedbacku. Dobrym zwyczajem jest pozwolenie pracownikowi na ocenę samego siebie. Uznajmy sukcesy i pochwalmy za osiągnięcia. Istotne jest, aby pomóc pracownikowi zrozumieć ewentualne niedociągnięcia, pokazać jak wyciągnąć z nich wnioski oraz wskazać to, co mógłby zrobić efektywnej następnym razem. 

W teorii delegowanie to proste zadanie. Co więcej, niemal każdy z nas ma możliwość powierzania zadań innym, ale okazuje się, że robimy to niechętnie. W korporacjach powodem takiej sytuacji jest na przykład strach, że ktoś zrobi zadanie lepiej  lub szybciej, a także przeświadczenie, że robię coś najlepiej lub że szybciej będzie wykonać pracę samodzielnie. Jeszcze inni nie lubią tracić kontroli czy też obawiają się utraty niezależności. Warto jednak porzucić negatywne nastawienie do powierzania zadań innym i docenić to, iż dzięki delegowaniu zadań można zaoszczędzić cenny czas oraz dać szansę rozwoju innym.

Częstym błędem związanym z organizacją czasu pracy i jego wiecznym brakiem – jest fakt, że wszystko usiłujemy zrobić samemu. Powodem takiego zachowania jest nieustająca potrzeba kontrolowania własnych obowiązków i spraw. Ponadto przekazanie komuś polecenia i poprawa ewentualnie popełnionych błędów wydaje nam się dużo bardziej czasochłonna, niż sama realizacja zadania.

Niemal każdy z nas ma możliwość powierzania zadań innym, ale wielu z nas robi to bardzo niechętnie. Oczywiście warto wspomnieć iż, nie każde zadanie „opłaca” się delegować. Obowiązki wymagające szerokiej wiedzy, sprawy ważne i te z krótkimi terminami realizacji są zadaniami, których nie warto zlecań innym. Natomiast zadania: długotrwałe, rutynowe oraz te z długim terminem realizacji jak najbardziej można powierzyć innej osobie. Wybierając zadanie do powierzenia pracownikowi, warto mieć na uwadze to, by rozszerzać jego kompetencje.

Delegowanie to przekazanie innej osobie odpowiedzialności za zrobienie czegoś, co wchodzi w zakres naszych obowiązków. Według definicji, o efektywnym delegowaniu mówimy w sytuacji kiedy powierzamy innej osobie realizację konkretnego celu, pozostawiając mu swobodę i samodzielność w zakresie wyboru środków i metod.

Jak delegować zadania?

ETAP 1: DOBRANIE OSOBY DO ZADANIA

• Wybór zadania – zrób listę zadań, które chciałbyś oddelegować swoim współpracownikom. Odpowiednie zadania to takie, które są czasochłonne, a mają niższy poziom odpowiedzialności lub są dla innych okazją do zdobycia cennego dla nich doświadczenia. Po zrobieniu listy obowiązków, określ jakie kompetencje potrzebne są do ich realizacji.
• Wybór pracownika – wybierz osobę, która ma odpowiednie kompetencje do zrealizowania  zadania i jest odpowiedzialna. Czy jest to ktoś kto ma dodatkowy czas? Kto potrzebuje nowego doświadczenia? Powinieneś wybrać osobę, która dysponuje umiejętnościami na poziomie umożliwiającym wykonanie pracy oraz potrafi stanąć na wysokości zadania – nie poczuje się nim przytłoczona ani zdemotywowana.

KROK 2: PRZEKAZANIE ZADANIA

Zadania deleguje się na spotkaniu lub dzięki mailom. Mitem, jest to, że przekazywanie zadań jest czasochłonne – wszystko zależy od tego jak to zrobisz! Jeśli „rzucisz” polecenie do wykonania na korytarzu lub w windzie to spodziewaj się błędów i podwójnej pracy.

Poniżej kolejne etapy efektywnej rozmowy delegującej:

• Co jest do zrobienia?
• Dlaczego to jest ważne?
• Dlaczego wybrałem tą osobę – motywator
• Jak chcę żeby to zrobił?
• Jakimi środkami może dysponować, na jakie wsparcie liczyć?
• Na kiedy zadanie ma zostać wykonane.
• Ocena i sposoby monitorowania wykonania zadania.
• Sprawdzenie jak pracownik zrozumiał zadanie.

KROK 3: SPRAWDZENIE

Regularnie sprawdzaj kolejne, ustalone w rozmowie delegującej etapy realizacji zadania. Pytaj, a nie wymagaj lub oceniaj. Postaw na współpracę, a nie bycie policjantem. Chwal i doceniaj sukcesy, a także wprowadzaj niezbędne wskazówki korygujące.

KROK 4: FEEDBACK, PODSUMOWANIE PRACY

Zorganizuj spotkanie podsumowujące. Doceń pracę włożoną w realizację zdania – podkreśl wartość zrealizowanego polecenia – to zmotywuje pracownika do pracy, zwiększy jego pewność siebie i zachęci go do podejmowania nowych wyzwań. Istotne jest, aby pomóc również pracownikowi zrozumieć wszystkie problemy i porażki, pokazać jak wyciągnąć z nich wnioski oraz wskazać to, co mógłby zrobić inaczej następnym razem.

Warto pamiętać, że delegowanie nie oznacza zrzeczenia się „władzy” lub odpowiedzialności. Przeciwnie, ma ono na celu przekazanie innym wizji sukcesu, wyznaczenie jasnego kierunku działania i przypisanie zadań poszczególnym osobom na podstawie potrzeb związanych z danym projektem oraz potrzebnymi do jego realizacji umiejętnościami.