Savoir vivre w biznesie

371
0
UDOSTĘPNIJ

Savoir vivre to pojęcie, które pochodzi z języka francuskiego i oznacza w dosłownym tłumaczeniu ?potrafić żyć?. Natomiast w mowie potocznej używa się go mówiąc o dobrych manierach. Na pierwszy rzut oka ten francuski zwrot z biznesem ma niewiele wspólnego, jednakże coraz częściej zasady dobrego zachowania zaczynają obowiązywać wśród ludzi korporacji i ich klientów. Można nawet powiedzieć, iż standardy obsługi klienta napisane są według zasad savoir vivre, a nie przestrzeganie ich, świadczy o błędnym i nietaktownym zachowaniu.  Jednym z kluczowych elementów dobrego zachowania jest ubiór ? czysty, elegancki i schludny. Niewybaczalne są gołe nogi czy ramiona, niezakryte buty lub jaskrawe paznokcie. Sposób witania czy siadania przy stole w czasie spotkania określany jest zasadą procedencji, czyli pierwszeństwa zdeterminowanego nie wiekiem czy płcią, a pełnionym stanowiskiem.  W kontakcie z klientem to zawsze pozycja w hierarchii ma pierwszeństwo.

Najczęściej z zasadami savoir vivre spotykamy się w czasie powitań i pożegnań, które w sposób znaczący rzutują na nasze pierwsze wrażenie. Jeśli mowa o przywitaniu na open space to dzień dobry mówi ten, kto właśnie przyszedł. Jeśli szef wita się poprzez podanie ręki, to musi to wypływać z jego inicjatywy. Jeżeli kierownik ma w planie poprosić kogoś na spotkanie ?one to one? to rękę podaje dopiero w gabinecie.  W jakiejkolwiek relacji biznesowej, czy to manager ? pracownik, sprzedawca ? klient, nigdy ręki nie należy podawać przez biurko!  Przy podawaniu ręki obowiązują zasady odwrotne niż przy pozdrawianiu, czyli kobieta podaje rękę mężczyźnie, starszy młodszemu, przełożony podwładnemu, osoba o wyższym prestiżu osobie mniej dostojnej. Co więcej, w biznesie nie ma zasady całowania kobiet w rękę. Ze względu na trendy korporacyjne, które nie różnicują ludzi ze względu na płeć, pierwszeństwo, tak i otwieranie drzwi kobietom nie jest obowiązującą regułą. Nie mniej męska pomoc jest zawsze mile widziana. Witając się należy powiedzieć swoje imię oraz nazwisko, jak również pełnioną w firmie funkcję. Pojawia się tutaj pytanie – czy zwracanie się słowami „panie prezesie” jest na pewno taktowne? Okazuje się, iż nie należy tych słów używać dość często, ponieważ może to świadczyć o kompleksach i niskim poczuciu własnej wartości.

Problematyczna, szczególnie dla panów, pozostaje kwestia windy. Pewne jest to, iż wchodząc do niej należy powiedzieć dzień dobry. Dziękowanie za przejazd nie jest konieczne. Mężczyźni muszą ustępować kobietom w czasie wchodzenia do windy, natomiast przy wychodzeniu panuje zasada, iż pierwsi windę opuszczają osoby stojące przy drzwiach. Dopiero na zewnątrz należy puścić panie przodem. Prowadząc z gośćmi lub kontrahentami swobodne i niezobowiązujące rozmowy, stosuj zasady ?small talk?; dyskutuj wyłącznie o sprawach, które wywołują pozytywne skojarzenia i nie rozgaduj się.

Często przy rozpoczynaniu spotkania pojawia się dylemat ? co zrobić z kurtką? W każdym biurze powinno znajdować się odpowiednie miejsce na wierzchnią odzież. Wypada rozebrać się przed wejściem na rozmowę lub spotkanie. Niedopuszczalne jest przywitanie się w płaszczu. Ogromnym problemem są telefony komórkowe, które powinny być nie tyle wyciszane, co po prostu wyłączone. Jeśli ktoś oczekuje na naprawdę ważny telefon, to powinien poinformować o tym na początku spotkania i mówiąc przepraszam wyjść na zewnątrz. W czasie spotkań bardzo ważny jest sposób zajmowania miejsc. Ogólna zasada jest taka, że miejsce na szczycie stołu jest najważniejsze i należy do gospodarza. Uznaje się, iż gospodarz pierwszy powinien wskazać miejsce dla gościa i usiąść obok niego tak, aby znalazł się on po jego prawej stronie. Przyjmuje się również, że im dalej od gospodarza lub najważniejszego gościa ? tym mniej honorowe jest dane miejsce. Jeśli stół jest prostokątny, strona zapraszająca, np. prezes zarządu, siada u szczytu stołu. Najważniejszy gość powinien usiąść po jego prawej stronie, a najstarszy rangą pracownik po prezesie, po lewej. Pracownik usiądzie tym dalej od najważniejszych osób, im niższa rangą jest jego funkcja. W przypadku spotkań w cztery oczy, powinno unikać się siadania naprzeciwko siebie, ponieważ jest to pozycja konfrontacyjna i wprowadza dystans. Taki układ krzeseł powoduje, że rozmówcy podświadomie będą uparcie dążyć do osiągnięcia swoich celów. Najlepiej jest usiąść w pozycji na rogu.  Pozycja ta umożliwia swobodny kontakt wzrokowy (a także jego brak, gdy jest taka potrzeba) oraz daje każdej z osób potrzebny dystans. Dzięki temu, że barierą jest tylko róg stołu, nikt nie czuje się bezpośrednio atakowany i zagrożony, a także szanuje osobiste granice rozmówcy.

W biznesie popularnym zwyczajem jest wymienianie się wizytówkami, podczas którego również obowiązują pewne zasady. Wymiana wizytówek w czasie spotkań służbowych powinna nastąpić na samym początku spotkania. Otrzymaną wizytówkę należy najpierw przeczytać, a potem pozostawić na stole bądź schować do notesu. Dopiero na koniec spotkania chowamy ją do portfela czy kieszeni. O wizytówkę można poprosić, jeśli najpierw przekazało się swoją, nie wypada prosić o nią pracowników wysokiego szczebla. Trzeba zaczekać, aż ta osoba sama zaproponuje wymianę.

Bez znajomości i przestrzegania zasad etyki, etykiety i protokółu niemożliwe jest zbudowanie własnego, pozytywnego obrazu w oczach partnera. Co więcej, pracując w organizacji jesteśmy jej wizytówką, a na wizerunek korporacyjny istotny wpływ mają wszystkie osoby reprezentujące firmę ? szczególnie jednak te, które bezpośrednio kontaktują się z otoczeniem. Środowisko zawodowe jest niezwykle wyczulone na kwestie nienagannej postawy i kultury osobistej.

KOMENTARZ

Please enter your comment!
Please enter your name here