Wybór systemu…. to de facto wybór dwóch elementów naszej układanki. Praktyka pokazuje, że wybierając system, wybieramy również jego dostawcę, a ta decyzja oznacza ?małżeństwo? na dłuższy czas.
Jak wspomniałem w poprzedniej części artykułu cały proces składa się z trzech kluczowych etapów ? wyboru systemu, jego wdrożenia oraz rozwoju i utrzymania. Każdy z etapów jest ważny, natomiast moje doświadczenie pokazuje, że najbardziej istotne jest co i z kim chcemy wdrożyć oraz samo wdrożenie. Utrzymanie i rozwój systemu, mimo że wymaga wiele wysiłku, to jednak jest już pracą na działającym produkcie.
Wybierając system powinniśmy bardzo precyzyjnie określić nasze wymagania, które dzielimy na dwie zasadnicze grupy ? biznesowe i techniczne. Dobre zdefiniowanie wymagań, czyli naszych potrzeb biznesowych, zrealizować należy z największą starannością. To one określą ostateczny kształt systemu, z którym na co dzień będą pracować użytkownicy biznesowi.
Ja, wraz ze swoim zespołem, wykorzystuję w tym celu dość złożone arkusze wymagań, którą pozwalają określić grupy wymagań, ich istotność i wzajemne relacje. Dobrą praktyką jest również ?narysowanie?, a mówiąc językiem bardziej technicznym, zamodelowanie procesów biznesowych. Przy opracowywaniu wymagań biznesowych korzystajcie z Waszej wiedzy, ale również postarajcie się zapoznać ze standardami i dobrymi praktykami rynkowymi. Zawsze zaangażujcie jak najwięcej ludzi z biznesu, ale koniecznie wyznaczcie liderów, którzy będą podejmować kluczowe decyzje i ?ucinać? zbędne dyskusje o przewadze jednego podejścia nad innym.
Do prac nad wymaganiami należy również włączyć zespół IT, który określi jakie standardy technologiczne powinno spełniać wybrane rozwiązanie IT. To właśnie ten zespół powinien wskazać metody integracji, wymiany danych, standardy bezpieczeństwa, platformę sprzętową i inne parametry, które pozwolą na umiejscowienie nowego systemu w środowisku IT. Zapewniam, że nie jest to banalne zadanie, szczególnie w sytuacji, kiedy z dobrodziejstw nowego systemu mają skorzystać nasi partnerzy biznesowi.
Jeśli zebraliście już wymagania zastanówcie się bardzo dokładnie jaki partner (dostawca) będzie dla Was najlepszy do współpracy. To jego doświadczenie, wiedza ekspercka, umiejętność pracy zespołowej, zdolność szukania rozwiązań i osiągania kompromisów będą jednym z kluczowych czynników sukcesu. W ostatnim czasie zaobserwowałem, że firmy chętnie sięgają po dostawców zagranicznych, jednak nie zawsze brane są pod uwagę banalne problemy, takie jak różnica czasu (np. dostawca z innego kontynentu), bariera językowa, dostępność zespołu na miejscu, w Waszej siedzibie.
Inny problem to wiarygodność dostawcy. Sprawdźcie, co mówi o dostawcy rynek, jaką opinię mają inne firmy, które korzystały z jego usług. Zawsze wykorzystajcie możliwość spotkania z innymi klientami dostawcy, czyli zorganizujcie wizytę referencyjną. Dowiedzcie się jak najwięcej o zasadach współpracy, problemach przy wdrożeniu, elastyczności dostawcy, możliwościach samodzielnego rozwoju produktu. 16 lat na rynku pozwala mi stwierdzić, że wiele projektów nie zakończyło się sukcesem właśnie przez nieudaną, czasami wręcz niemożliwą współpracę z dostawcą, ponieważ głównym narzędziem komunikacji były zapisy umowy.
Wszystkie elementy związane z wyborem zamknijcie w procesie zapytania ofertowego. Ja skłaniam się do tego, żeby proces taki nie trwał dłużej niż 6-9 miesięcy, ponieważ im dłuższy czas, tym większe zmiany w otoczeniu rynkowym i wymaganiach biznesowych, ale również, co często jest pomijane w budżetowaniu inwestycji, większe koszty, bo przecież na tym etapie Wasz zespół wykonuje ogromną i bardzo czasochłonną pracę.
Chętnie poznam Wasze opinie na temat etapu wyboru systemu i dostawcy, a wkrótce podzielę się swoimi spostrzeżeniami z etapu wdrożenia systemu. Zapraszam do dyskusji.
