Czy dzienny czas pracy w wymiarze ośmiu godzin to dużo czy mało? Jak wiele jesteśmy wstanie zrobić w ciągu ośmiu godzin, a nawet po odliczeniu przerw, 7-miu? W teorii brzmi to rewelacyjnie, a w praktyce okazuje się, że musimy zostawać po godzinach albo nie zdążyliśmy w czasie z realizacją zadań. Efektywne zarządzanie czasem pracy polega na jego optymalnym wykorzystaniu w dążeniu do celów. I tak właśnie, pojawia się słowo klucz w organizacji czasu pracy czyli cele. Bez nich potocznie mówiąc niewiele zdziałamy.
Pierwszy elementem skutecznego zarządzania czasem jest zdefiniowanie celów, chociażby według zasady SMART w myśl, której cel powinien być:
- Skonkretyzowany (Specific) – czyli jednoznacznie określony, niepozostawiający miejsca na luźną interpretację.
- Mierzalny (Measurable) – czyli taki, by można było określić stopień jego realizacji.
- Osiągalny (Achievable) – cel zbyt ambitny i wydający się prawnie niemożliwy do osiągnięcia np. lot na księżyc nie będzie motywował do jego zdobycia, gdyż jest mało realistyczny.
- Istotny (Relevant) – cel powinien stanowić określoną wartość dla tego, kto go osiągnie.
- Określony w czasie (Time-bound) – czyli należy wyznaczyć termin jego realizacji.
Model SMART nie jest receptą na osiągnięcie sukcesu to algorytm pozwalający na dokładne przeanalizowanie tego, co naprawdę chcemy osiągnąć. Cele należy planować w perspektywie krótko i długo terminowej tzn. każdego dnia wypisz co musisz zrobić, wspierając się celami np. miesięcznymi, czy też rocznymi. Cele na kolejne dni najlepiej planować z dnia na dzień. Czyli po zakończeniu pracy zaplanować, co jutro należy zrealizować.
Kolejny krok to analiza złodziei czasu, czyli spraw, a także przedmiotów, które często nieświadomie zabierają nam cenne minuty. Do tego zadania, może przydać się metoda nazywana budżetem czasu, która polega na tym, by co 15 minut zapisywać co się właśnie robiło i tak po kilku dniach własnoręcznie skonstruujemy mapę naszego czasu spędzanego np. w pracy.
Kiedy wiesz już co trzeba zrobić, a co skrada Ci cenny czas, to należy zaplanować zajęcia. Poleca się, by podzielić zadania ze względu na ich terminowość oraz ważność. W pierwszej kolejności trzeba wykonać te zadania, które są na już oraz są ważne z punktu widzenia funkcjonowania organizacji. Planowanie czasu, podlega zasadzie 60 do 40. Co oznacza, że 60% czasu dobrze jest wypełnić zadaniami z listy celów, a pozostałe 40% pozostawić na nieprzewidywane sytuacje.
Zadaniom, które są na liście rzeczy do wykonania należy również nadać priorytety. Realizację zadań zacznij od tych najistotniejszej lub najtrudniejszej. Czynności, które trwają krótko ok. 2-3 minut realizuj od razu.
Planując czas, warto zorganizować sobie 30 minut na przerwy. W swojej pracy wyznaczaj kamienie milowe, po których następuje chwila relaksu albo można zrobić to co się lubi.
W zarządzaniu czasem, najważniejsza jest realizacja planu, by poza zapisaniem celów i ustaleniu priorytetów, dokładnie je realizować.
