Zasada Pareto (ang. Pareto principle) została sformułowana przez Josephowa Juranowa (na podstawie badań Vilfrego Pareto) w latach 50-siątych ubiegłego wieku i odnosiła się ona do ekonomii. W dokładnych słowach brzmiała ona następująco: „Tylko, 20% społeczeństwa posiada aż 80% wszystkich światowych dóbr. Podzielił on społeczeństwo na dwie grupy: „kluczową mniejszość” i „trywialną większość”. Pierwsza grupa, która obejmowała dwadzieścia procent społeczeństwa kontrolowała osiemdziesiąt procent ogółu włoskich aktywów. Druga, obejmująca osiemdziesiąt procent – jedynie dwadzieścia procent włoskiego majątku. W późniejszych eksperymentach dowiedziono, że reguła ta odnosi się do całej ekonomii.
Dzięki określeniu zależności 80/20, zasada Pareto często określana jest mianem 80 do 20. Po przeprowadzeniu licznych badań okazało się, iż zasada ta najpewniej realizuje się w różnych dziedzinach takich jak: psychologia, socjologia, a nawet i polityka.
W życiu codziennym zasadę Pareto należy zrozumieć następująco: z 20% naszych działań wyniknie 80% wyników. W kwestiach finansowych można powiedzieć, że tylko 20% naszej pracy generuje, aż 80% zysków. Większość przedsiębiorców uważa, że tylko 20% klientów daje im podstawowy, największy zysk stanowiący, aż 80%.
Oczywiście warto mieć na uwadze, że wspomniana zależności liczbowa 80 do 20 nie jest stricte dokładna za każdym razem. Główną ideą zasady Pareto jest to, iż niewielkie nakłady pracy pozwalają na osiągnięcie kilkukrotnie większych rezultatów. Stąd w każdej dziedzinie życia i w tym co robisz na co dzień musisz odnaleźć właściwe 20%. Najprościej można to przedstawić na przykładzie menu w restauracji. Na 24 pozycje w karcie wystarczą tylko 4-5, które będą precyzyjnie dopracowane i większość klientów będzie je zamawiał. To te 4-5 dań będą specjalnością lokalu i wygenerują, aż 80% zysków.
Reguła 80/20 znajduje zastosowanie na przykład w kwestii ustalania priorytetów, a także motywowania do wykonania zadań. Zaleca się rozpoczęcie trudnego zdania od czynności najłatwiejszej, bowiem zgodnie z regułą Pareto, pierwsze dwadzieścia procent zadania decyduje o osiemdziesięciu procentach jego wartości. Rozpoczynając zadanie od prostej czynności łatwiej jest zacząć, a następnie doprowadzić sprawę do końca. W zakresie zarządzania czasem i ustalania priorytetów oznacza to, że dwadzieścia procent zadań ma wpływ na osiemdziesiąt procent wartości wszelkich działań. W praktyce wygląda to następująco. Po spisaniu listy dziesięciu rzeczy do zrobienia w ciągu dnia, miesiąca lub innego okresu czasu, dwie z nich są zazwyczaj ważniejsze od pozostałej reszty łącznie.
Minusem zasady Pareto jest to, iż znalezienie tych 20% jest nie lada wyzwaniem, bowiem w przypadku czynności i zadań niewykonywanych nigdy wcześniej jest to zazwyczaj nieosiągalne. Natomiast, aby określić te 20% w czynnościach codziennych/powtarzalnych trzeba je przeanalizować i odkryć kluczowe elementy procesu ich realizacji.
