W dobie pracy zdalnej, czas w domowych warunkach płynie zupełnie inaczej niż w gwarnym biurze w którym co godzinę praktycznie coś się dzieje, a to kawa, lunch czy spotkanie zespołu w salce konferencyjnej. Zarządzanie czasem pracy zdalnej to nowa i bardzo przydatna umiejętność. Badania pokazują, że pracując w domu czas dłuży się, a czynności które normalnie robimy krócej zaczęły zajmować więcej czasu. To oczywiście zasługa rozpraszaczy i poczucia dużej ilości czasu. Okazuje się, że w zarządzaniu czasem pracy zdalnej kluczowe jest planowanie, czyli ustalenie jakie zadania należy wykonać, w jakim czasie, w jakiej kolejności oraz kiedy.
Zarządzanie czasem pracy zdalnej pozwala usystematyzować czas i obowiązki. Plany możemy tworzyć na różne okresy czasu np. roczne, kwartalne, miesięczne lub tygodniowe czy też codzienne. W indywidualnej pracy zdalnej najlepiej sprawdzi się plan tygodniowy i plan codzienny. Plany długotrwałe zazwyczaj realizowane są przez całe zespoły i organizacje. Opracowywanie planu działania samo w sobie pobudza do działania i włącza naszą wewnętrzną energię. Stworzenie dobrego planu pracy zbliża do realizacji obowiązków i marzeń, sprawia, że cel nie wydaje się już tak odległy, jak wydawał się być na początku, a to skutkuje rozpoczęciem niezbędnej pracy. Planowanie polega na określaniu celów/zadań i sposobów ich realizacji. Są to „wyprzedzające” i zobowiązujące odpowiedzi na następujące pytania: Co? Kto? Kiedy? Gdzie? Jak? Jakimi zasobami?
Planowanie to proces, który pomaga człowiekowi myśleć w kategoriach „od ogółu do szczegółu”. Atutami planowania są: możliwość kontroli podejmowanych działań w ciągu dnia, terminowa realizacja zadań, realna ocena tego co można osiągnąć w zaplanowanym okresie, zyskanie właściwej równowagi między pracą, a życiem prywatnym.
Dobry plan cechuje się elastycznością, realnością oraz zdefiniowanymi celami. Mówiąc o elastyczności i realności mamy na uwadze, iż planujemy czas pracy według metody 60/20/20, która polega na tym że gospodarujemy maksymalnie 60% czasu dnia, 20% zostawiamy niezaplanowane, to tak zwany „bufor” na zadania, które będą wymagały jednak więcej czasu, niż było to zaplanowane i pozostałe 20% czasu przeznaczamy na sprawy niezaplanowane i nieoczekiwane, czyli tak zwane „pożary”.
Rozpisując plan, definiuj cele – koniecznie na kartce lub w kalendarzu – zgromadź wszystkie czynności, które potrzeba zrobić w ciągu określonego czasu np. tygodnia i krok po kroku opisuj ich szacowany czas trwania. Istnieje wiele różnych narzędzi do sporządzenia sobie harmonogramu, ale najlepszym jest użycie pióra i papieru. Co więcej planuj z wyprzedzeniem, rozpoczynając dzień pracy musisz wiedzieć co robić i od czego zacząć. Wybierz jeden dzień w tygodniu na sporządzenie swojego harmonogramu tygodniowego, a plan dzienny ustalaj dzień przed, najlepiej po realizacji wcześniejszych zadań.
Planowanie to oprawianie przyszłości w ramy teraźniejszości. Gdyby ekipa budowlana nie miała planu domu, mógłby się on różnić od wizji klienta po zakończeniu prac budowlanych; gdyby firmy produkujące auta, nie dysponowały projektami samochodów, te także mogłyby odbiegać od założeń; gdybyś Ty zaplanował trasę dojazdu do poszczególnych osób w okolicy, zaoszczędziłbyś czas, nerwy i pieniądze.
Każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić aż dziesięć minut w trakcie wykonywania pracy, a każde dziesięć minut poświęcone na zaplanowanie dnia pracy, skraca czas konieczny do jego realizacji nawet o dwie godziny.
